Koordinierte Planungsprozesse: SAP BPC vs. SAP Analytics Cloud

Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, ihre Planungsprozesse zu koordinieren. Bei Dutzenden oder sogar Hunderten von Planern ist es sehr schwierig, den Überblick über ihre Fortschritte zu behalten. Darüber hinaus benötigen Unternehmen Workflow-Funktionen, damit z.B. die Ergebnisse eines Planers seinem Manager zur Genehmigung vorgelegt werden. Wenn der Plan genehmigt wurde, sollen die Werte automatisch gesperrt werden, um die Konsistenz der Pläne zu gewährleisten.

In diesem Beitrag beleuchten wir, wie die gängigsten Planungstools, SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) sowie SAP Analytics Cloud (SAC) diese Herausforderungen angehen. Betrachten wir zunächst BPC.

BPC Business Process Flow

SAP BPC nutzt Business Process Flows (BPFs), um Anwender durch die Planungsapplikation zu führen. Diese stellen eine strukturierte Abfolge von Geschäftsvorgängen dar. BPFs werden vor allem für die Standardisierung wiederkehrender Prozesse eingesetzt. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die gleichen Schritte durchlaufen.

Die Konfiguration von BPFs wird mithilfe von Prozessvorlagen umgesetzt. In diesen Vorlagen werden über Aktivitäten der Arbeitsfluss und die Bearbeiter definiert. Anschließend können auf Basis der Prozessvorlage mehrere Prozessinstanzen angelegt werden. So kann zum Beispiel jeden Monat die Planung anhand einer Prozessvorlage ausgeführt werden. Das folgende Bild veranschaulicht das Zusammenspiel von Prozessvorlagen und Prozessinstanzen.

Der Bearbeiter sowie der Prüfer der jeweiligen Aktivität werden entweder anhand der Attribute einer Dimension (z.B. Buchungskreis) oder manuell beim Start der Prozessinstanz ausgewählt. Alternativ können die Rollen mithilfe eines BAdIs bestimmt werden. Allerdings benötigt die letztere Option Kenntnisse in ABAP Programmierung.

Ein Prozessschritt kann verschiedene Aufgabentypen umfassen, wie zum Beispiel Ausführung verschiedener Konsolidierungsschritte, Öffnen einer Business-Warehouse-Query oder einer Analysis for Office Arbeitsmappe. Wenn diese Variablen enthalten, können den Variablen Werte zugeordnet werden. Dabei können Sie die Variablenwerte auch automatisch aus dem Arbeitsbereichkontext füllen. Außerdem können auch externe Ressourcen über eine URL aufgerufen werden. Schließlich kann auch der Arbeitsstatus gesetzt werden, um die Planwerte zu sperren.

Sobald der Prozess gestartet wird, versendet das SAP System automatische E-Mails an Benutzer, um sie über die anstehenden Aufgaben zu informieren. So behalten alle Beteiligten stets den Überblick und können direkt auf relevante Aktivitäten zugreifen – einfach per Klick auf den in der E-Mail enthaltenen Link. Über das Programm zur Pflege der E-Mail-Vorlagen RSBPCB_MAINTAIN_EMAIL_TMPL können Sie die einzelne Benachrichtigungen ein- bzw. ausschalten. Neben E-Mails können sich die am Prozess beteiligten Planer über integrierte Kommentare austauschen.

Um den Fortschritt des Prozesses zu überwachen, bietet BPC eine Reihe von Berichten an, die auf verschiedene Arten von Benutzern abzielen. Während der Bereich "Meine Aktivitäten" und der Prozessmonitor Planern und Prüfern wertvolle Einblicke in laufende Prozesse bieten, sind die Instanz- und Aktivitätsberichte für Administratoren bestimmt.

Der Bereich “Meine Aktivitäten” bietet dem Planer einen Überblick über alle ihm zugeordneten Aktivitäten. Durch die Auswahl einer Aktivität gelangt der Nutzer zum entsprechenden Aktivitätsbereich, in dem er seine Aufgaben ausführen oder die vorliegenden Pläne überprüfen kann. Dieser Bereich enthält Hyperlinks, über den er die einzelnen Aufgaben direkt erledigen kann.

Im Prozessmonitor sieht der Prozesseigentümer eine Liste aller Instanzen, auf die er als Eigentümer zugreifen kann. Es wird eine Übersicht aller Prozesse mit dem Prozessnamen, dem Prozesskontext, dem Status mit dem Fortschritt und der Anzahl der abgeschlossenen Aktivitäten, dem Startdatum und dem Eigentümer der einzelnen Prozessinstanzen angezeigt.

Daneben existieren noch zwei Berichte für den Systemadministrator: der Instanzbericht und der Aktivitätsbericht. Der Instanzbericht zeigt alle Prozessvorlagen samt Version an. Nachdem der Administrator eine freigegebene Version ausgewählt hat, kann er einen Instanzbericht generieren und die Anzahl der abgeschlossenen, offenen und ausstehenden Aktivitäten einsehen. Der Aktivitätsbericht erfüllt eine ähnliche Funktion. Der Status, die Historie und die aktuellen Bearbeiter und Prüfer, inklusive Fristen, sind übersichtlich dargestellt. Ergänzend finden Sie alle Kommentare, die während der Planungsphase erstellt wurden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Business Process Flow die gängigen Anforderungen an einen strukturierten Planungsprozess erfüllt. Allerdings ist das Setup eher starr und das Customizing muss über das Backend erfolgen. Daher beobachten wir in der Praxis oft, dass Kunden ihre Planungs-Workflows lieber über zentrale Landing-Pages mit diversen Absprungzielen oder Analysis for Office (AfO) Workbooks mit vielen Worksheets selbst gestalten, anstatt Business Process Flows einzusetzen. Die vorhandenen Funktionen werden als zu komplex und überladen empfunden, um einen flexiblen Planungsprozess abzubilden. Durch die Vermischung von verschiedenen Konsolidierungsfunktionen mit den Planungsfunktion wirkt der Business Process Flow zu überladen und verwirrend. Daher verfolgt SAP mit SAP Analytics Cloud (SAC) einen radikal anderen Ansatz und setzt auf Flexibilität und einfache Einrichtung.

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SAP Analytics Cloud Kalender

SAP geht mit dem Kalender in SAC einen ganz anderen Weg als BPFs. Statt den komplexen Aufbau über Vorlagen und Instanzen arbeitet SAP Analytics Cloud (SAC) mit verschiedenen Aufgabentypen, die zu einem Prozess zusammengefasst werden können. Neben der allgemeinen Aufgabe und der Prüfungsaufgabe kann auch eine Kombiaufgabe genutzt werden. Diese fasst die eigentliche Aufgabe und die Prüfung in einem Schritt zusammen. Die geplanten Werte können mithilfe einer Datensperraufgabe gesperrt werden, um Änderungen zu unterbinden. Außerdem können auch Datenaktionen und Multi-Aktionen über den Kalender eingeplant werden, was in SAP BPC nicht möglich ist. In BPFs muss jegliche Planungslogik über Workbooks abgebildet werden, auf die über Hyperlinks abgesprungen wird.

Die verschiedenen Aufgabentypen können untereinander verknüpft und mithilfe eines Prozesses zusammengefasst werden. Diese wiederum können zu einem übergeordneten Prozess hinzugefügt werden. Die Dauer der jeweiligen Aufgaben lässt sich individuell anpassen und auch die Bearbeiter sowie Prüfer können flexibel bestimmt werden. Als Absprungziele können Storys, Analytic Applications oder auch URLs definiert werden. Mithilfe von URLs können die in SAC abgelegten Analysis for Office oder SAC Add-in Arbeitsmappen aufgerufen werden. Über den Kontextbereich können Filterwerte an Stories übergeben werden. Leider können derzeit keine Parameter an die Excel Arbeitsmappen übergeben werden.

So kann der ganze Workflow innerhalb von wenigen Minuten aufgesetzt und bei Bedarf flexibel angepasst werden. Neben dem ad-hoc Setup können Ereignisse auch über einen Assistenten generiert werden. Das Vorgehen ist dann ähnlich wie bei BPC, aber ohne die mühsame Konfiguration der Prozessvorlagen.

Sobald der Prozess gestartet wurde, erhält der Benutzer neben einer Benachrichtigung in SAC auch eine E-Mail. Darüber hinaus können, dank der Integration mit Microsoft Outlook, die Aktivitäten auch direkt im Outlook Kalender eingesehen werden. Der Systemadministrator kann in den Einstellungen definieren, welche Benachrichtigungen über In-App Benachrichtigungen oder E-Mails versendet werden.

Neben den In-App Benachrichtigungen und E-Mails kann auch die native Diskussionsfunktion zur Orchestrierung des Planungsprozesses genutzt werden. Die herausragenden Kommentarfunktionen von SAC und die Möglichkeit, Kommentare sowohl auf der Story-Ebene als auch auf individuellen Zellen zu erstellen, erweitern den Informationsgehalt zusätzlich.

Im Vergleich zu SAP BPC, welches die Informationen bezüglich des Business Process Flows über vier verschiedene Berichte verteilt, ist das Berichtswesen von SAC stark vereinheitlicht. Alle Informationen sind in einer Benutzeroberfläche zusammengetragen, die verschiedene Sichten anbietet. Neben der Ansicht mit dem Gantt-Diagramm können die Prozesse und dazugehörigen Aufgaben auch als eine einfache Liste dargestellt werden. Alternativ kann der Prozess auch in Form eines Kalenders dargestellt werden.

Darüber hinaus können Administratoren über den Administratormodus Einsicht in alle Prozesse und Aufgaben erhalten. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht zentrale Verwaltung und Überwachung Ihrer Planungsprozesse. Benutzer mit der Admin-Rolle können auch als Vertreter einspringen und so die Bearbeitung von Ereignissen gewährleisten, unabhängig von der Verfügbarkeit der Verantwortlichen.

Überblick über die Lösungen

Nachdem die beiden Lösungsansätze vorgestellt wurden, können wir sie anhand von Kriterien wie Konfiguration, Kollaboration und Berichtswesen vergleichen. Dabei überzeugt SAP Analytics Cloud mit der einfachen Konfiguration und Flexibilität.

Da viele Kunden ein bereits bestehendes SAP BW samt SAP BPC für die Planung und zusätzlich SAC für Reporting und Dashboarding nutzen, kommt auch eine Kombination von beiden Werkzeugen in Betracht. Neben der Nutzung von BPC über Live Connection, wo SAP Analytics Cloud als Frontend fungiert und die Planungsengine von BPC genutzt wird, können auch Analysis for Office Planungsmappen auf SAC gespeichert werden und über eine URL im Kalender aufgerufen werden.

Im ersten Fall müsste die BPC Live Connection eingerichtet sowie die Stories in SAC aufgebaut werden, was einiges an Implementierungsaufwand mit sich bringt. Bei der zweiten Option werden einfach die bereits bestehenden Analysis for Office Workbooks mit den darin enthaltenen eingabebereiten Queries und Planungsfunktionen wiederverwendet. Anstatt die Workbooks auf der BI Plattform oder im BW zu speichern, werden sie einfach in SAP Analytics Cloud abgelegt. Diese Option ist ab der AfO Version 2.8 SP18 verfügbar.

Koordinierte Planungsprozesse - Unser Fazit

Beide Werkzeuge, sowohl SAP BPC Business Process Flow als auch SAP Analytics Cloud Kalender, erfüllen ihren Zweck und ermöglichen die Orchestrierung von Planungsprozessen. Aus meiner Erfahrung werden die Business Process Flows allerdings wenig in der Praxis eingesetzt, da sie mühsam aufzusetzen und schwerfällig zu warten sind. Wegen der Architektur mit Prozessvorlage und -instanz müssen alle Änderungen an der Vorlage vorgenommen und anschließend eine neue Prozessinstanz gestartet werden. Darüber hinaus ist fortgeschrittenes Customizing nur im Backend möglich. Dabei ist der Fachbereich schon oft mit dem Aufsetzen einer Prozessvorlage überfordert.

SAP Analytics Cloud dagegen besticht mit einer intuitiven, benutzerfreundlichen Oberfläche. Der Planungsprozess wird mit einer Serie von Aktivitäten abgebildet, die untereinander verknüpft und einem übergeordneten Prozess zugeordnet werden können. So können Anwender aus dem Fachbereich ohne Unterstützung der IT-Abteilung den Planungsprozess in Minuten zusammenklicken. Bei unvermeidlich auftretenden Änderungen und Verzögerungen muss der Prozess nicht abgebrochen werden, sondern kann ganz einfach angepasst werden.

Das Schöne am SAP Ökosystem ist, dass beide Werkzeuge auch parallel eingesetzt werden können. So können Sie durchaus von den SAC Kalenderfunktionen profitieren, ohne auf Ihre bereits vorgenommene Investitionen in BPC zu verzichten. Haben Sie Fragen zu diesem oder anderen Themen? Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf - wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!