Rapid Workforce Planning & Analysis mit SAP Analytics Cloud

Um die Einführung von SAP Analytics Cloud Planung (SAC) zu beschleunigen, bietet SAP verschiedenen Business Content an. Besonders zu erwähnen ist die Rapid Financial Planning & Analysis (FP&A) Suite for SAP S/4HANA. Diese besteht aus drei Lösungen: Rapid Financial Planning & Analysis, Rapid Sales Planning & Analysis und Rapid Workforce Planning & Analysis. In diesem Beitrag schauen wir uns die Workforce Planung an, analysieren Stärken sowie Schwächen der Lösung und betrachten mögliche Alternativen. 

Rapid FP&A Suite

SAC Workforce Planning ist Teil der von SAP ausgelieferten Rapid FP&A Suite. Diese repräsentiert den Best Practice Content von SAP und vereint neben der Personalplanung die Gewinn & Verlust-, Bilanz-, Cash Flow- sowie Sales Planung. Darüber hinaus bietet die Rapid FP&A Suite eine Integration mit S/4HANA, IBP sowie SAP Success Factors an. So soll eine einheitliche Sicht auf die Daten in SAC sichergestellt und ein Schnellstart für die Planung ermöglicht werden.

Rapid Workforce Planning & Analysis

Das Personalplanung-Modul der FP&A Suite, Rapid Workforce Planning & Analysis, ermöglicht es, die Personalkosten anhand diverser Treiber zu planen. So können zum Beispiel Indikatoren wie Personalbestand, Gehalt, Gehaltserhöhung, Bonus, Sozialleistungen, Überstunden, sowie Ausgaben wie z.B. Reisekosten für die Planung genutzt werden.

Die Lösung kombiniert die wichtigsten Kennzahlen aus SAP Success Factors und SAP S/4HANA Cloud in SAP Analytics Cloud, um eine Trendanalyse historischer Daten zu ermöglichen. Um eine umfassende Übersicht zu bieten, kombiniert SAP visuelle Dashboards mit Kreuztabellen. Zur Planung können sowohl Eingabe Layouts als auch erweiterte Formelberechnungen (Advanced Formulas).

Darüber hinaus können die relevanten Treiber aus historischen Daten übernommen werden, bevor die Planer mit der Planung loslegen. So können die Personalplaner mit einem bereits vorausgefüllten Plan beginnen und ihre Einstellungen bzw. Kündigungen und Versetzungen planen sowie andere Anpassungen vornehmen.

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Schwachstellen

SAC Rapid Workforce Planning kann durchaus als Starter Kit zum Einsatz kommen. Allerdings gibt SAP selbst zu, dass die Rapid FP&A Suite nur den kleinsten gemeinsamen Nenner aller Kundenanforderungen darstellt. In der Praxis sind jedoch die Anforderungen an eine Planungslösung von Kunde zu Kunde sehr unterschiedlich. Der HR Planungsprozess verläuft in jedem Unternehmen anders.

Auch die Granularität der Planung ist in jedem Unternehmen anders. Die SAP nutzt bei der Planung Dimensionen wie Buchungskreis, Kostenstelle, Standort des Angestellten, Stelleneinstufung und Konto. In Ihrem Unternehmen mag es anders sein - so sind zum Beispiel viele Unternehmen nach Profit Centern aufgeteilt.

Außerdem sieht der Kontenplan bei jedem Unternehmen anders aus. Leider basiert der Kontenplan aus dem SAP-Content auf hart kodierten Konten für Geschäftsvorfälle wie Reisekosten, welche mit Sicherheit nicht den Strukturen Ihres Unternehmens entsprechen, da z.B. die Granularität der Konten nicht übereinstimmt. So kann es sein, dass Sie zum Beispiel statt einem Konto für Reisekosten verschiedene Konten für Flugkosten, Hotelkosten, Pauschalen für Mittagessen usw. nutzen.

All das müsste somit bei Nutzung des SAC Rapid Workforce Planning angepasst werden. Dabei sind sowohl die Berichte und Eingabe Layouts als auch die Berechnungen in Datenaktionen hiervon betroffen, was einen entsprechenden Testaufwand nach sich zieht. Somit kann es durchaus besser sein, eine individuelle Lösung aus einem Guss zu implementieren, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dabei unterstützen wir Sie gerne mit unserer langjähriger Erfahrung.

NextTables als Alternative

SAP Analytics Cloud vereint Reporting und Planung unter einem Dach. Die Benutzer können die Ist-Daten mit visuell ansprechenden Dashboards analysieren und zukünftige Werte mit Unterstützung von Datenaktionen und erweiterten Formeln planen. Allerdings reicht es oft auch aus, dass die Planwerte auf Basis von konsistenten Stammdaten zentral gespeichert werden können. Vor allem für kleinere Planungslösungen, die keine Dashboards oder Berechnungslogiken erfordern, könnte NextTables eine kostengünstige Alternative bieten.

Mithilfe von NextTables können Sie schnell und ohne großen Aufwand kompakte Planungs-Applikationen erstellen. Zum Beispiel für Personaleinsatzplanung und Personalkostenplanung. NextTables ist ein SAP Add-on, das zu 100% in Ihre BW Landschaft integriert werden kann. Dabei benötigen Sie keine separaten Lizenzen für SAP Analytics Cloud.

Dank NextTables können Sie die Planungsprozesse enorm beschleunigen und Excel als Planungstool ablösen. Dadurch werden die Fehler bei der Planung durch Single Version of Truth reduziert. Außerdem bietet NextTables zusätzliche Vorteile wie einfache Erweiterungsmöglichkeiten über bekannte SAP Board-Mittel, wie z.B. BAdIs. SAP Analytics Cloud dagegen ist als Software as a Service (SaaS) Produkt weniger flexibel. Während Rapid FP&A den Umfang auf die häufigsten Anforderungen eingrenzt, ist NextTables schnell und individuell anpassbar. Neben den Planungsfähigkeiten bietet NextTables auch eine einfache Pflege von Stammdaten im SAP BW an.

Workforce Planning - Unser Fazit

SAP Analytics Cloud (SAC) Content kann zwar als Projektbeschleuniger eingesetzt werden, jedoch sind in der Praxis viele Anpassungen notwendig. Somit dient der SAP Content eher als erprobter Lösungsansatz für die häufigsten Fragestellungen, wie zum Beispiel zentral verwaltetes Wechseldatum in Planungslayouts.

Um eine holistische Lösung zu implementieren, die alle Bedürfnisse abdeckt, ist ein starker Partner erforderlich, der das nötige Know-How mitbringt. Wir unterstützen Sie gerne mit unserem tiefen Prozess-Kenntnissen, Wissen der neuesten SAP-Technologien sowie langjähriger Projekterfahrung. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf - wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!