Wie Sie die Benutzerakzeptanz in SAP Analytics Cloud effektiv messen

Im Rahmen der Digitalisierung investieren Unternehmen enorme Summen in SAP Analytics Cloud Projekte, um die Effizienz zu erhöhen und den ständig steigenden geschäftlichen Herausforderungen gerecht zu werden. Der Erfolg dieser Projekte hängt von der effektiven Nutzung der entwickelten Applikationen ab. Letztendlich ist es entscheidend, dass die Nutzer das neue Werkzeug annehmen und in ihrem Arbeitsalltag aktiv einsetzen. Nur dann werden die im Business Case prognostizierten Vorteile realisiert. Doch wie können Sie die Benutzerakzeptanz messen? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Der Projekterfolg ist maßgeblich von der Benutzerakzeptanz der neuen Applikationen abhängig. Eine fehlende Akzeptanz stellt einen zentralen Risikofaktor für IT-Projekte dar, da sie dazu führt, dass die Projektziele nicht erreicht werden. Neben dem Verlust der Investition entstehen auch Opportunitätskosten, da das volle Potenzial der Lösung nicht ausgeschöpft wird. Eine weitere Folge fehlender Akzeptanz ist die Entstehung von Informationssilos und Schatten IT.

Bei Berichten und Dashboards, die an den echten Anforderungen der Benutzer vorbei entwickelt wurden, erstellen die Nutzer eigenhändig lokale Berichte in Excel. Diese sind bekanntermaßen sehr fehleranfällig und führen zur Entstehung von Problemen, die das Projekt eigentlich lösen sollte. Nicht anders verhält es sich bei Planungsanwendungen. Hier verfallen die Nutzer in ihre alten Verhaltensweisen und nutzen das neue Planungswerkzeug lediglich als Eingabemaske. Die eigentliche Planung findet dabei immer noch in Excel statt.

Als Ergebnis steigt der Arbeitsaufwand für Benutzer, die nun die Daten zwischen Excel und SAP Analytics Cloud synchron halten müssen. Darüber hinaus sinkt die Qualität, da dieser manueller Prozess enorm fehleranfällig ist. Zusätzlich wird mit den Excel Exports auch das Berechtigungskonzept komplett oder zumindest teilweise ausgehebelt. Da SAP-weite Analyseberechtigungen nicht mehr in den Excel-Dateien greifen und diese ohne jegliche Kontrolle zirkuliert werden. 

Daher muss sichergestellt werden, dass das entwickelte Werkzeug tatsächlich den Anforderungen der Nutzer entspricht und ihre Aufgaben effektiv erledigen kann. Durch die Messung der Akzeptanz können eventuelle Probleme rechtzeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Dafür stellt SAP Analytics Cloud (SAC) eine Reihe von Werkzeugen bereit, die im Weiteren vorgestellt werden.

Nutzerzahlen

Die Systemübersicht bietet die erste Anlaufstelle zum Sammeln von Nutzungsinformationen. Der Reiter “Usage” (Nutzung) bietet Einblicke, die Aufschluss über die Nutzerakzeptanz geben.

Die Registerkarte “Overview” (Übersicht) stellt Informationen wie die Nutzerzahl der jeweiligen Applikation über einen bestimmten Zeitraum dar. Zunächst werden aggregierte Daten für den gesamten Tenant dargestellt. Mithilfe des Filters können die Zahlen für ein bestimmtes Modul oder individuelle Stories eingesehen werden.

Um tiefere Einblicke zu erhalten, können die Nutzerzahlen über verschiedene Zeiträume hinweg analysiert werden. Im Reiter “Adoption” finden Sie das Diagramm “Open Story Actions”. Hier können Sie die Zugriffe auf Monatsebene (Ebene 4 in der Hierarchie) einsehen. Alternativ ist auch eine Analyse auf Tages-, Wochen-, Quartals- oder Jahresebene möglich. So können Nutzungsmuster im Zeitverlauf analysiert werden. Darüber hinaus finden Sie im Reiter “General Content Usage” einen Überblick über die Top 10 und Bottom 10 Stories.

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Adoptionsrate

Neben der Nutzerzahlen stellt die Adoptionsrate eine weitere wichtige Kennzahl dar. Diese stellt die Anzahl der berechtigten Benutzer den aktiven Benutzern gegenüber. Wenn zum Beispiel nur vier von zehn berechtigten Benutzern tatsächlich auf eine Projektressource zugreifen, beträgt die Adoptionsrate 40%. 

Diese Kennzahl können Sie auf der rechten Seite des Reiters “Adoption” einsehen. Auf der linken Seite können Sie in der Tabelle “Projektübersicht” einen Systemordner oder einzelne Stories auswählen.

Story Interaktionen

Eine weitere wichtige Kennzahl für die Bewertung des Benutzer Engagements ist die Anzahl der Interaktionen. Diese zeichnet die Benutzeraktionen innerhalb der Story auf. Dazu zählen Navigation, Filterung. Dateneingabe sowie Ausführung von Datenaktionen. Die Gesamtzeit der Story Interaktionen finden Sie in der Systemübersicht im Abschnitt “Usage” (Nutzung). Diese kann mithilfe des Filters verfeinert werden.

Beachten Sie dabei, dass diese Metrik mit Vorsicht zu genießen ist, da mehrere Aktionen zusammengewürfelt werden. Meistens korreliert jedoch eine hohe Anzahl von Interaktionen mit höherer Nutzerakzeptanz.

Sitzungsdauer

Neben den Nutzerzahlen und Story Interaktionen gibt auch die Zeit, in der die Benutzer mit der Story interagieren, Aufschluss über die Nutzerakzeptanz. Unter dem Pfad System → Performance → Statistiken und Analyse → Frontend können Sie den Median der Sitzungsdauer anzeigen lassen. In der Regel deutet eine längere Sitzungsdauer auf höheres Benutzer Engagement hin, während kürzere Sitzungsdauer mangelndes Interesse seitens der Benutzer bedeuten könnte. 

Auffällig kurze Sitzungsdauern können ein Hinweis sein, dass lediglich die Daten nach Excel exportiert wurden, um anschließend die Daten dort auszuwerten. Das führt natürlich zu einem Schatten-Reporting. Es zeigt aber auch, dass die Story den Auswertungs-Bedürfnissen der Nutzer nicht gerecht wird oder sich diese nicht mit den neuen Gegebenheiten anfreunden können. Im nächsten Beitrag zeige ich Ihnen Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Nutzerakzeptanz zu verbessern.

Benutzerakzeptanz in SAC messen - Unser Fazit

Die eingebauten Metriken von SAP Analytics Cloud bieten die Möglichkeit, mehr Einblicke in das Nutzerverhalten zu bekommen. Dabei zählen die Anzahl der aktiven Benutzer, die Anzahl der Sitzungen, Adoptionsrate sowie die Sitzungsdauer zu den wichtigsten Kennzahlen.

Da es keine allgemeingültigen Richtlinien für diese Metriken gibt, sollten diese im spezifischen Kontext betrachtet werden. Als Maßstab bieten sich vergleichbare Projekte innerhalb des Unternehmens an. Darüber hinaus sollten auch in regelmäßigen Abständen qualitative Umfragen durchgeführt werden, um das Gesamtbild erhalten zu können. Falls Sie dabei Unterstützung brauchen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.