SAP Analytics Cloud Nutzerakzeptanz verbessern

In einem früheren Beitrag, Wie Sie die Benutzerakzeptanz in SAP Analytics Cloud effektiv messen, haben wir gezeigt, wie Sie die Nutzerakzeptanz messen können. Aber was können Sie nun tun, falls die Akzeptanz niedrig ist? In diesem Beitrag stellen wir Lösungsansätze vor, die auf unserer jahrelangen Erfahrung basieren.

Aufnahme der Anforderungen

Alles fängt mit der Aufnahme der Anforderungen an. Wenn die Benutzerakzeptanz niedrig ist, kann es darauf hindeuten, dass die aktuelle Lösung an den Anforderungen der Nutzer vorbei entwickelt wurde.

Um eine hohe Benutzerakzeptanz zu erzielen, ist es entscheidend, eine Lösung zu entwickeln, die die tatsächlichen Bedürfnisse der Benutzer erfüllt. Bei einem traditionellen Wasserfall-Ansatz werden die Anforderungen nur am Anfang des Projekts aufgenommen. Dies führt zu einem recht oberflächlichen Verständnis der Anforderungen, da die Benutzer oft nur die Symptome beschreiben und die eigentlichen Probleme außer Acht lassen. Zudem können sich die Informationsbedürfnisse der User während der Entwicklung verändern, sei es durch Verbesserungsvorschläge der Nutzer, Prozessanpassungen oder Umstrukturierungen im Unternehmen. Daher sollte man Zeit in die Analyse der Anforderungen investieren und regelmäßige Feedbackschleifen einbauen.

Um Lösungen zu erstellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sind, müssen Sie auf die richtige Zusammensetzung des Teams achten. Eine Mischung aus technischen und Business Experten führt erfahrungsgemäß zu den besten Ergebnissen. Denn nur Profis sind in der Lage, Anforderungen zu antizipieren, Best Practices in die Tat umzusetzen und die Lösung vor üblichen Fallstricken zu schützen.

Daneben ermöglichen kurze Release-Zyklen schnelles Feedback, um sicherzustellen, dass die richtige Lösung entwickelt wird. Agile Projektmanagement Ansätze beinhalten Feedback-Prozesse, bei denen Benutzer regelmäßig ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge teilen können. Auf diese Weise kann die Lösung kontinuierlich verbessert werden.

Vor allem gilt es, die zukünftigen Benutzer möglichst frühzeitig in die Entwicklung der Berichte einzubeziehen, um sicherzustellen, dass diese die gewünschten Informationen liefern und die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen erfüllen. Stellen Sie dabei sicher, dass die erstellten Berichte nicht nur Daten visualisieren, sondern auch klare und umsetzbare Erkenntnisse liefern. Dabei müssen Sie die Berichte mit konkreten Geschäftszielen verknüpfen und zeigen, wie die daraus gewonnenen Erkenntnisse dazu beitragen, bessere Entscheidungen treffen zu können. Das frühe Einbeziehen der Nutzer hat nebenbei noch einen weiteren Vorteil: Teilhabe. Dadurch, dass die zukünftigen Nutzer den Entwicklungsprozess begleiten und aktiv mitgestalten, wachsen die Akzeptanz und das Vertrauen in die neue Anwendung.

Nutzererfahrung

Zur Steigerung des Engagements ist eine an Nutzer ausgerichtete Oberfläche essentiell. Eine intuitive, übersichtliche Benutzeroberfläche mit klarer Navigation erleichtert die Nutzung ungemein. Häufig genutzte Funktionen oder Berichte sollten prominent zur Verfügung gestellt werden, um den Benutzern den Zugriff zu erleichtern und die Bedienung effizienter zu gestalten. Die Orientierung an bestehenden, häufig genutzten Tools hilft, die Lernkurve zu senken und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. 

So sollten Sie zum Beispiel Ihre Dashboards so gestalten, dass sie leicht zu navigieren sind. Nutzen Sie klare Überschriften, aussagekräftige Beschriftungen und eine logische Anordnung der Elemente. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Daher sollten Sie ansprechende und gut verständliche Datenvisualisierungen nutzen, um komplexe Informationen leichter rüberzubringen. Setzen Sie dabei auf eine ansprechende visuelle Gestaltung mit Grafiken und Diagrammen, die die wichtigsten Erkenntnisse hervorheben. Achten Sie auch auf ein einheitliches Farbschema, um eine schnellere Orientierung der Benutzer in den Berichten zu ermöglichen. Eine verständliche und ansprechende Visualisierung fängt bei einem Design Guide an. In diesem sind die Grundregeln zur Gestaltung von Berichten und Dashboards niedergeschrieben. Ein durchdachter Designguide erleichtert die Entwicklung. Zudem stellt er sicher, dass Berichte und Dashboards über die Zeit und über verschiedene Softwarelösungen hinweg einen hohen Wiedererkennungswert haben und für die Nutzer zugänglich sind.

Individualisierung

Um die Relevanz der Berichte für die tägliche Arbeit zu steigern, sollten Sie es den Benutzern ermöglichen, diese nach ihren individuellen Anforderungen zu personalisieren. Hier existieren mehrere Ansätze. Es fängt schon früh in der Designphase an. Die Architektur der Lösung muss flexibel genug sein, um zukünftige Anpassungen zu antizipieren und schnell umsetzen zu können. Nutzen Sie, da wo es möglich ist, Variablen und freie Merkmale.

Mithilfe von sogenannten freien Merkmalen kann der Benutzer den Aufriss der Berichte anhand einer vordefinierten Anzahl von Merkmalen verändern. Freie Merkmale bieten also die Möglichkeit, Berichte dynamisch zu gestalten. So können sich ändernde Geschäftsanforderungen abgedeckt werden, ohne den gesamten Bericht umbauen zu müssen. Dank freier Merkmale können Benutzer die Berichte auf ihre persönlichen Bedürfnisse und Vorlieben abstimmen, was die Nutzbarkeit und Relevanz dieser Berichte erhöht.

Variablen ermöglichen es, die Berichte dynamisch anzupassen. Die angezeigten Daten werden automatisch aktualisiert, ohne den gesamten Bericht manuell bearbeiten zu müssen. Die Änderungen in der Variable wirken sich im gesamten Bericht aus und die Datengrundlage bleibt konsistent. Womit wir auch schon beim nächsten Punkt wären.

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Vertrauen in die Daten

Damit die Benutzer die Berichte nutzen, müssen sie den dargestellten Daten vertrauen. Sorgen Sie also dafür, dass die Berichte immer verlässliche und aktuelle Daten enthalten. Nur so können sich die Nutzer auf die Datengrundlage verlassen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Das Vertrauen in die Genauigkeit und Aktualität der Daten ist daher entscheidend für die Nutzung.

Wenn dagegen die Daten sich als nicht vertrauenswürdig erweisen, müssen die Nutzer die dargestellten Informationen manuell überprüfen, was den Aufwand auf ihrer Seite erhöht. Fehlerhafte Daten untergraben das Vertrauen und führen dazu, dass Nutzer die Berichte nicht mehr verwenden und sich nach alternativen Informationsquellen umschauen.

Technische Finesse

Der Aufwand auf der Nutzerseite stellt eine initiale Hürde für die Nutzung der Lösung dar, die es zu überwinden gilt. Daher sollte die Interaktion mit dem Benutzer möglichst reibungslos gestaltet werden. Es gilt daher, auf Automatisierung zu setzen und manuelle Schritte für den Benutzer zu minimieren.

Eine solide aufgebaute Business Intelligence (BI) Lösung funktioniert reibungslos und liefert zuverlässige Ergebnisse in Echtzeit. Darüber hinaus ermöglicht eine technisch ausgefeilte Architektur es den Nutzern, auch bei wachsenden Datenmengen ohne Verzögerungen zu arbeiten. Performante Lösungen steigern die Zufriedenheit der Nutzer. Langsame oder unzuverlässige Tools führen hingegen zu Frustration und sinkender Nutzerakzeptanz. 

Außerdem minimiert eine durchdachte und technisch ausgereifte Lösung die Wahrscheinlichkeit von Bugs oder Datenfehlern. Die Nutzer erwarten eine hohe Zuverlässigkeit der BI Werkzeuge. Technische Mängel dagegen, die zu fehlerhaften Berichten oder Datenverlust führen, senken die Nutzerakzeptanz drastisch.

Mobile Optimierung

In unserer Arbeitswelt tummeln sich immer mehr verschiedene Endgeräte. Längst konsumieren Nutzer ihre Informationen nicht nur am großen Bildschirm, sondern auch am Smartphone, Tablett und Laptop unterwegs. Die entwickelte Lösung sollte auf möglichst vielen Geräten und Plattformen zugänglich sein, um die Nutzerakzeptanz zu erhöhen. Stellen Sie daher sicher, dass die Berichte auf mobilen Geräten gut zugänglich sind. Dank mobiler Optimierung kann SAP Analytics Cloud auch unterwegs genutzt werden, was die Akzeptanz erhöht. Keine Sorge, nicht jedes Dashboard muss vollumfänglich am Smartphone nutzbar sein, jedoch sollten die wichtigsten Erkenntnisse einsehbar und leicht verständlich sein, unabhängig von der Bildschrimgröße.

Training und Schulungen

Leider bleibt am Ende des Projekts oft kein Budget für das Training übrig. Allerdings sind Schulungen für Endbenutzer essentiell, um deren Verständnis für die Funktionen und Möglichkeiten von SAP Analytics Cloud zu fördern. Durch gezieltes Training werden Unsicherheiten der Nutzer abgebaut und die Bereitschaft zur Nutzung steigt. Daher sollten Sie umfassende Schulungen einplanen, die sowohl die grundlegenden Analysetechniken als auch fortgeschrittene Funktionen abdecken.

Kommunikation und Change Management

Um die Nutzerakzeptanz zu steigern, müssen Sie die Benutzer regelmäßig über die Vorteile und den Nutzen der Lösung informieren. Begleiten Sie die Nutzer bei der Umstellung auf die neue Lösung und unterstützen Sie sie bei der Integration in die täglichen Arbeitsabläufe. Beispiele, wie andere Benutzer von den Lösungen profitiert haben, können die Motivation steigern. Dabei sollten Sie auch den Austausch zwischen den Benutzern fördern, dies kann durch Power User oder ein internes Forum geschehen.

SAC Nutzerakzeptanz - Unser Fazit

Um die Nutzerakzeptanz nachhaltig zu erhöhen, ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich. Dieser fängt bereits bei der Aufnahme der Anforderungen an und reicht über die Entwicklung einer intuitiven Benutzeroberfläche bis hin zur Bereitstellung von Schulungen. Dabei muss eine erfolgreiche Business Intelligence Lösung nicht nur technisch ausgereift sein, die menschliche Komponente spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Nutzern, regelmäßiges Feedback und kontinuierliche Verbesserung kann eine hohe Akzeptanz erreicht werden. Mit etwas Mühe und Geduld können Sie auch bereits verloren gegangenes Vertrauen wieder aufbauen und die Nutzer langfristig von neuen technischen Lösungen überzeugen. 

Dafür sind wiederum starke Implementierungspartner notwendig, die über nötige Expertise verfügen. Sollten Sie daher Fragen zu diesem oder anderen Themen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.