Immer mehr Kunden möchten wissen, welches der von SAP bereitgestellten Excel-basierten Plug-ins am besten für ihre Anforderungen geeignet ist. In diesem Blogbeitrag möchten wir die Unterschiede zwischen dem bewährten Plugin SAP Analysis for Office (AfO) und dem neueren SAP Analytics Cloud Add-In für Microsoft Excel erläutern, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.
SAP Analysis for Office wurde erstmals im Jahr 2010 veröffentlicht. Seitdem hat es kontinuierlich Updates und Verbesserungen erfahren, um die Funktionalität und Leistungsfähigkeit des Tools zu optimieren. Mit den Jahren hat sich SAP Analysis for Office als ein leistungsstarkes Werkzeug zur Analyse von SAP Daten in Excel bewährt. Es ermöglicht Ihnen, interaktive Berichte zu erstellen, Trends und Muster zu erkennen und komplexe Berechnungen in vertrauter Excel-Oberfläche durchzuführen.
Als Datenquellen können SAP BW Systeme, SAP HANA oder SAP SAP/4HANA Cloud genutzt werden. Darüber hinaus sind auch Verbindungen zu SAP Analytics Cloud (SAC) und SAP Datasphere möglich. Allerdings gibt es Einschränkungen bei der Verwendung von neuen Modellen, auf die wir im Verlauf des Artikels eingehen werden.
Analysis for Office gibt es in den beiden Varianten Standard Edition und SAC Edition. Die Unterschiede liegen hierbei in der Lizenzierung und Umfang weiterer Add-Ins wie Enterprise Performance Management (EPM), Business Planning and Consolidation (BPC) und einer PowerPoint Integration. Das EPM Add-in lässt sich dabei aber auch nachträglich als Standalone Version zur SAC Edition installieren. Achtung: Die SAC Edition erfordert zudem eine obligatorische SAC Authentifizierung vor dem Zugriff auf jegliche andere Verbindung. Wir betrachten Analysis for Office in diesem Beitrag als ein Produkt in Bezug auf das Analysis-Plugin.
Neue Kennzahlenmodelle in SAC und Analysemodelle in Datasphere werden nur von dem SAP Analytics Cloud, Add-In for Microsoft Excel unterstützt. Dieses wurde im Jahr 2020 veröffentlicht und ermöglicht eine Integration zwischen SAP Analytics Cloud, SAP Datasphere und Microsoft Excel.
So können die Benutzer ihre Analysen in Excel durchführen, während die Daten für die Analyse aus einheitlichen Datenquellen in SAP Analytics Cloud und SAP Datasphere kommen. Dadurch wird sichergestellt, dass Berichte und Analysen abteilungsübergreifend konsistent sind, wodurch Verwirrung und potenzielle Fehler vermieden werden. Wenn nur eine Version der Daten verwendet wird, ist es einfacher, ihre Genauigkeit zu gewährleisten. Allerdings bietet das Add-In noch nicht alle Funktionen, die Ihnen in Analysis for Office zur Verfügung stehen.
Im Rahmen des Beitrags werden wir aus Gründen der Einfachheit das Add-In als SAC Add-In bezeichnen. Damit ist nicht die SAC Edition für Analysis for Office gemeint.
Wie Sie sehen, gibt es durchaus Unterschiede bei den beiden Excel Lösungen, die eigentlich denselben Zweck verfolgen - SAP Daten in Excel darzustellen. Nachfolgend gehen wir im Detail auf die Unterschiede ein.
Um das SAP Analysis for Microsoft Office (AfO) Add-in zu installieren, müssen Sie zunächst die Datei von der SAP Seite herunterladen. Die Installation des SAC Add-ins läuft dagegen über den Microsoft Store. Während AfO Office Versionen 2010, 2016, 2019, 2021 und Office 365 unterstützt werden, läuft das SAC Add-in nur auf Office 2021 sowie Office 365. Die Installation über den Microsoft Store ist dabei wesentlich unkomplizierter und das Plug-in kann in wenigen Klicks einsatzbereit sein. Die Installation ist dabei sowohl für die Desktop Variante von Excel als auch für die Web-Version identisch unkompliziert.
Um Analysis for Microsoft Office zu verwenden, benötigen Sie eine Business Objects Lizenz. Falls Sie Analysis for Microsoft Office, SAC Edition nutzen, ist eine SAP Analytics Cloud Lizenz nötig. Diese Lizenz wird auch für SAP Analytics Cloud, Add-in for Microsoft Excel benötigt.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass SAP Analysis for Microsoft Office offiziell nicht weiterentwickelt wird und sich momentan im Wartungsmodus befindet. SAP konzentriert zukünftige Entwicklungen auf das SAP Analytics Cloud Add-in for Microsoft Excel. Allerdings muss man fairerweise sagen, dass es sich bei Analysis for Office um ein deutlich ausgereifteres Produkt handelt.
SAP Analysis for Office unterstützt die gängigen on-premises Lösungen wie SAP BW (on und 4HANA), SAP BPC, SAP HANA sowie SAP S/4 HANA. Verbindungen zu Cloud basierten Lösungen wie SAP Analytics Cloud und SAP Datasphere sind ebenfalls möglich. Allerdings nur zu den älteren kontenbasierten SAC-Modellen sowie veralteten analytischen Datensets. Neue SAC Modelle mit Kennzahlenmodell sowie Analysemodelle in Datasphere können nur über das SAC Add-in gelesen werden. Dies ist einer der wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Excel Add-ins.
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SAP Analysis for Microsoft Office |
SAP Analytics Cloud, Add-in for Microsoft Excel |
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Installation |
Desktop Installation |
Microsoft Store |
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Lauffähigkeit |
Desktop |
Desktop & 365 Web-Version |
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Office |
2010, 2016, 2019, 2021, 365 |
2021 & 365 |
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Lizenz |
Die Standard Edition benötigt eine Business Objects Lizenz
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Benötigt eine SAC Lizenz |
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Zukünftige Entwicklungen |
Nein |
Ja |
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Datenquellen / Konnektivität |
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Das Aussehen von SAP Analysis for Office ist an den BEx Analyzer angelehnt und kommt etwas farbenfroher daher als das SAC Add-in.
Menüband in SAP Analysis for Office
SAP Analytics Cloud Add-In besticht mit einem schlichten Design im SAP Analytics Cloud Stil. Auch die Navigation über den Designbereich erinnert an SAP Analytics Cloud.
Bemerkenswert ist, dass die Funktionen von SAP Analysis for Office zwei Ribbons umspannen. Grundlegende Funktionen zur Datenanalyse und Planung sind im Reiter Analysis untergebracht, während die Funktionen zum Design und Formatierung im Reiter Analysis Design Platz finden. Das SAP Analytics Cloud Add-In bietet zurzeit weitaus weniger Funktionen.
Das Aussehen der Tabelle im SAC Add-In ist sehr stark an die Web Stories angelehnt, während die des Analysis for Office an den Business Explorer erinnert.
Tabellenansicht in SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Excel vs. SAP Analysis for Office
Auch das Navigationspanel des SAC Add-Ins hat sehr starke Ähnlichkeiten zur SAP Analytics Cloud Oberfläche.
Navigationspanel in SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Excel
Allerdings bietet das SAC Add-In weniger Einstellungsmöglichkeiten als das Analysis for Office Pendant. Ein weiterer Aspekt, den wir schätzen, ist die Möglichkeit, bei Analysis for Office alle verfügbaren Dimensionen auf einen Blick zu sehen.
Navigationspanel in SAP Analysis for Office
Wie bereits erwähnt, bietet Analysis for Office im Moment (2024/06) mehr Funktionen als das SAP Analytics Cloud Add-In. So fehlt zum Beispiel das Kontextmenü, welches wir aus Analysis for Office kennen, beim SAC Add-In komplett. Hierbei konnte man z.B. direkt gewünschte Werte filtern, sortieren oder auch die Schlüssel/Text Anzeige ändern. Diese kontextbasierten Funktionen werden unserer Erfahrung nach häufig genutzt.
Auch vermissen wir gewohnte Funktionen wie das Filtern über Doppelklick oder die Möglichkeit, den Aufriss über Drag & Drop in der Tabelle selbst zu verändern.
Kontextmenü in SAP Analysis for Office
Beide Add-ins bieten von Haus aus zahlreiche Funktionen, die Sie in Ihren Excel-Formeln nutzen können. Dadurch können Sie Ihre Arbeitsmappen individuell anpassen und die Benutzerfreundlichkeit verbessern. Sie können auch bestimmte Kennzahlenwerte für beliebige Merkmalskombinationen zellgenau aufrufen. Allerdings bietet auch hier das SAC Add-In im Moment weniger Flexibilität. So stehen im SAC Add-In 13 Formelfunktionen zur Verfügung, während Analysis for Office 27 Funktionen anbietet. Eine wichtige Funktion wie GETDATA, mit der Sie den Datenwert für einen angegebenen Satz von Dimensions- und Elementkombinationen zurückgegeben bekommen, ist unter anderem bereits verfügbar. Die Verfügbarkeit von Funktionen können Sie der offiziellen Dokumentation entnehmen.
Das SAC Add-In bietet derzeit leider keine Unterstützung für VBA-APIs und ermöglicht daher nicht die Implementierung individueller Logiken über Makros. Dadurch ist es momentan nicht möglich, die Benutzerfreundlichkeit von Arbeitsmappen durch maßgeschneiderte Automatisierungen zu verbessern. Analysis for Office dagegen wartet mit 21 konfigurierbaren API Methoden auf.
Bei der Planung erlauben beide Tools Dateneingabe auf verschiedenen Ebenen und die damit verbundene automatische Disaggregation und Aggregation von Planwerten. Daneben bietet das SAC Add-In die Möglichkeit, Auslöser für Datenaktionen in die Workbooks einzubinden.
Datenaktionen in SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Excel
Diese Möglichkeit steht bei der Verwendung von Analysis for Office nicht zur Verfügung. Allerdings bietet AfO andere Funktionen, die das SAC Add-In vermisst. So können die Planer bestimmte Zellen sperren, was bei Disaggregation und inversen Formeln nützlich ist.
Planungsaktionen in SAP Analysis for Office
Interessanterweise bietet Analysis for Office auch das umfangreiche Versionsmanagement, so wie wir es von SAP Analytics Cloud kennen. Sie sehen die vollständige Versionshistorie und können zu einem beliebigen Stand in der Vergangenheit springen.
Versionsmanagement in SAP Analysis for Office
Es ist auch möglich, private Versionen in Analysis for Office zu erstellen und diese mit anderen zu teilen.
Versionsmanagement in SAP Analysis for Office - Teilen von Versionen
Zusammenfassend kann man sagen, dass beide Werkzeuge, abhängig von Ihren Anforderungen, Sie zum Ziel bringen können. Der wesentliche Unterschied besteht in der Zukunftsfähigkeit. So können die neuen Analysemodelle in Datasphere nur mit SAP Analytics Cloud, Add-In for Microsoft Excel verwendet werden. Und auch die neuen, kennzahlenbasierten Modelle in SAP Analytics Cloud können nur vom SAC Add-In gelesen werden. Gerade die bisherige einfache Anbindung von BW-Queries für Ad-hoc-Analysen ist mit dem SAC Add-In nur noch über den Umweg von SAC Datenmodellen möglich, da das neue Add-In nicht direkt mit einem SAP BW verbunden werden kann.
Wenn sich Ihr Unternehmen in Richtung SAP Datasphere und SAP Analytics Cloud entwickelt, sollten Sie die SAC-Add-Ins in Betracht ziehen, sofern es Ihre Anforderungen erfüllt. Beachten Sie jedoch unbedingt, dass auch eine parallele Verwendung von beiden Add-Ins möglich ist. So können Sie, je nach Anforderung, das Beste aus beiden Welten nutzen.
Die kommenden Entwicklungen, welche auf der Roadmap sichtbar sind, sollten zudem im Auge behalten werden. Bis SAP Analytics Cloud, Add-In for Microsoft Excel auf Augenhöhe mit SAP Analysis for Office mitspielt, werden aber sicherlich noch einige Updates folgen müssen. Wir behalten das Thema für Sie im Auge!
Parallele Verwendung von SAP Analysis for Office und SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Excel
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