Planungsfunktion "Hochladen von Dateien aus AO" verständlich erklärt

Mit Analysis for Office 2.7 und den BW Versionen BW/4 HANA 1.0 SP8, BW 7.50 SP12, SAP BW 7.51 SP07 sowie SAP BW 7.52 SP03 steht die Planungsfunktion "Hochladen von Dateien aus AO" (engl. File Upload from AO) 0RSPL_FILE_UPLOAD_AO zur Verfügung. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie diese verwenden können.

Die zuvor über eine Kundeneigene Planungsfunktion realisierte Lösung wird nun offiziell für höhere Versionen von BW und Analysis for Office verfügbar. Bitte beachten Sie, dass diese Planungsfunktion in einer Planungssequenz gekapselt werden muss. Wird die Planungssequenz ausgeführt, kann der Benutzer die gewünschte Datei auswählen und hochladen.

Dabei ist bei einem Upload nun auch das Mapping der Spalten über eine Kopfzeile möglich, was die Flexibilität erhöht. Über das mitgelieferte BAdI RSPLFA_FILE_UPLOAD können Profis tiefgehender in den Upload-Prozess eingreifen. Aber auch die Planungsfunktion verfügt über eine Reihe von Einstellungen, die der Benutzer anpassen kann. So können Trennzeichen, Feldbegrenzerzeichen und die Dezimalnotation individualisiert werden.

Es stehen auch mehrere Datumsformate zur Auswahl. Hierbei sind die üblichen Formate abgedeckt.

Darüber hinaus kann der Benutzer steuern, ob Duplikate zugelassen oder untersagt werden.

Und auch die üblichen Delta Modi sind verfügbar. So können die Anwender zwischen drei Varianten wählen:

• C Datensätze sammeln (engl. Collect Records) - hochgeladene Daten werden zu den existierenden Daten hinzugefügt, vorhandene Datensätze werden summiert
• O Alle Datensätze im Filter überschreiben (engl. Overwrite all Records in Filter) - vorhandene Werte werden überschrieben. Falls im Ziel bereits Werte existieren, die nicht in der Datei enthalten sind, werden diese gelöscht
• U Datensätze fortschreiben (engl. Update Records) - Delta Modus. Vorhandene Werte werden überschrieben. Wenn aber Werte im Ziel existieren, die nicht in der Datei enthalten sind, werden diese beibehalten

Stammdatenpflege in SAP - Fünf Werkzeuge im Vergleich

Als Verbesserung gegenüber dem Vorgänger ist die Mapping-Funktionalität hervorzuheben. Zwar ist es weiterhin möglich, die Reihenfolge der Spalten zu fixieren und diese den einzelnen InfoObjekten zuzuordnen, wie auf der folgenden Abbildung zu sehen ist.

Allerdings können Sie in der Datei selbst die InfoObjekte den Spalten zuordnen. So muss die Planungsfunktion nicht jedes Mal angepasst werden, wenn sich die Reihenfolge ändert. Und auch die Flexibilität in der Handhabung der Datei wird erhöht.

In der Planungsfunktion selbst wird nur angegeben, in welcher Zeile die Mapping-Information zu finden ist und ab welcher Zeile die Daten anfangen.

Leider ist die Planungsfunktion erst ab höheren Versionen von BW verfügbar und unterstützt nur Analysis for Office. Wenn Sie nach einer plattformunabhängigen Lösung suchen, könnte NextTables eine Alternative für Sie sein. NextTables unterstützt ebenso die variable Zuordnung von InfoObjekten zu Dateispalten, bietet aber außerdem noch folgende Vorteile:

• Import aus Dateien (Excel und CSV) sowie aus der Zwischenablage mit sofortigem Validierungsbericht möglich
• Importkorrekturen out of the box (z.B. werden aus Betragsfeldern automatisch Währungssymbole entfernt, dabei können Korrekturen Tabellen- bzw. Feld-spezifisch erweitert werden)
• Diverse Validierungsmöglichkeiten bereits implementiert und weitere Tabellen-spezifisch implementierbar
• Warnung, wenn ein schlüsselgleicher Satz bereits vorhanden ist
• Import-Dialog als Standalone-Anzeige oder integriert in jede Tabellenanzeige
• Formatierungsunabhängig durch automatische Spaltenerkennung über die Spaltenüberschrift
• Ein Excel-Template im passenden Format für Imports kann heruntergeladen werden

Besonders hervorzuheben ist die intuitive Oberfläche mit der Möglichkeit, die Einstellungen wie Trennzeichen und Dezimalnotation flexibel on the fly zu ändern. Während auch die Planungsfunktion mithilfe von Variablen zu einem gewissen Grad flexibel gestaltet werden kann, sind durch die UI Einschränkungen der Benutzerfreundlichkeit Grenzen gesetzt.

Einen weiteren Vorteil bietet auch die Möglichkeit, aufgetretene Fehler auf einen Blick darzustellen und die häufigen Problemfälle, wie z.B. die Währung in Betragsfeldern, automatisch zu korrigieren. Zwar zieht SAP mit der Bereitstellung des BAdIs in diesem Bereich nach, jedoch ist es für den Benutzer nicht ersichtlich, was hinter den Kulissen passiert.

Wenn Sie also viel Wert auf einen reibungslosen Upload legen und Ihrem Fachbereich eine einfache und frei konfigurierbare Lösung bieten wollen, dann kann NextTables eine Alternative für Sie sein.