Personalplanung leicht gemacht dank NextTables

Gerade bei kleinen Unternehmen ist die Personalplanung enorm wichtig, da das Personal mit der maximalen Wirkung eingesetzt werden soll. Dabei benötigen gerade die kleineren Unternehmen eine kostengünstige Lösung, denn neben Zeit spielt auch das Thema Geld eine nicht zu unterschätzende Rolle.

Mit NextTables stellen wir eine Lösung vor, mit der Sie schnell und ohne großen Aufwand kompakte Planungs-Applikationen erstellen können. Dabei handelt es sich um ein SAP Add-on, das zu 100% in Ihre BW Landschaft integriert werden kann. So können Sie die Planungsprozesse enorm beschleunigen. Außerdem können Sie Excel als Planungstool ablösen und die Fehler bei der Planung durch Single Version of the Truth reduzieren.

Nachfolgend demonstrieren wir die Planungsfähigkeiten von NextTables anhand von zwei Einsatzgebieten: Personaleinsatzplanung und Personalkostenplanung.

Personaleinsatzplanung

Im Rahmen der Personaleinsatzplanung kann der Planer den Status des jeweiligen Mitarbeiters pro Organisationseinheit pflegen.

Er kann zum Beispiel festlegen, ob der Mitarbeiter anwesend, krank oder auf einer Fortbildung ist. Dabei ist auf eine Unterscheidung zwischen Office und Home-Office möglich.

Dank einer modernen und intuitiv zu bedienenden Oberfläche ist es möglich, die Planung auf allen Endgeräten vorzunehmen. So kann die Planung ohne großen Schulungsaufwand durch die Anwender aus dem Fachbereich erfolgen.

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Inline Editing

NextTables ermöglicht auch Inline Editing, also das direkte Bearbeiten von Zellen. Darüber hinaus können Sie auch mehrere Datensätze gleichzeitig ändern, löschen oder kopieren. Größere Datenmengen können Sie ganz einfach und bequem über die Zwischenablage in die Tabelle einfügen.

User Templates

Die User Templates sind eine weitere Möglichkeit, die Benutzerfreundlichkeit zu steigern. Mit diesen können Sie den Navigationsstand einer Tabelle, wie zum Beispiel Reihenfolge der Spalten, Sortierung und Filter, speichern und später wieder aufrufen. Jede*r Benutzer*in kann eigene Templates erstellen, auf die nur er/sie Zugriff hat. Daneben können Power User aus dem Fachbereich globale Templates anlegen, die allen Benutzern zur Verfügung stehen.

Suchhilfe und Fuzzy Search

Falls Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter beschäftigt, kann die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter schwierig sein. Die kryptischen Kennungen machen es auch nicht leichter. NextTables unterstützt Sie mit einer Suchhilfe, die auch um einen Fuzzy Search Algorithmus erweitert werden kann. So können Sie bei Feldern mit vielen Ausprägungen schnell den gewünschten Wert finden. Dabei sind auch die relevanten Informationen wie z.B. Stellung, Kostenstelle oder Buchungskreis auf einen Blick sichtbar.

Upload Funktion

Die Upload Funktion stelle eine andere Möglichkeit dar, die Personaleinsatzplanung zu beschleunigen. So können Sie zum Beispiel die in Excel erfassten Daten bequem aus der Zwischenablage oder die Datei hochladen. Dabei sind die intuitive Oberfläche und die Möglichkeit, die Einstellungen wie Trennzeichen und Dezimalnotation während des Uploads ändern zu können, besonders erwähnenswert.

Dank eines ausgeklügelten Validierungsmechanismus werden beim Upload fehlerhafte Datensätze erkannt und können sofort korrigiert werden.

Bei gängigen Fehlern ist sogar keine manuelle Korrektur erforderlich, denn NextTables beherrscht von Haus aus automatische Importkorrekturen. So werden zum Beispiel Währungssymbole ohne Zutun des Benutzers aus den Betragsfeldern entfernt. Die automatischen Korrekturen können pro Tabelle und Feld konfiguriert werden, um die Uploads zu beschleunigen.

Insgesamt bietet NextTables beim Upload folgende Vorteile:

• Import aus Dateien (Excel und CSV) oder Zwischenablage 
• Sofortiger Validierungsbericht 
• Automatische Importkorrekturen 
• Diverse Validierungslogiken bereits verfügbar und weitere tabellenspezifisch implementierbar
• Formatierungsunabhängiger Upload dank automatischer Spaltenerkennung 
• Ein Excel-Template im passenden Format für Imports verfügbar
• Warnung, wenn ein schlüsselgleicher Satz bereits vorhanden ist
• Import-Dialog als Stand-alone-Anzeige oder integriert in jede Tabellenanzeige

Einfache Erweiterungsmöglichkeiten über BAdIs

Die Importkorrektur beim Upload ist ein Beispiel, wie Sie NextTables an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Mithilfe von sogenannten Business Add-Ins (BAdIs) sind solche Anpassungen schnell und einfach umsetzbar. Dabei sind diese Eigenentwicklungen vom ausgelieferten Produkt entkoppelt und werden bei den Updates nicht verändert. 

So können Sie zum Beispiel über den BAdI für Tabellen einen Changelog erstellen, um die Änderungen zu tracken. Dabei können Sie die Felder Geändert von und Geändert am automatisch aus den Systeminformationen füllen. Damit der Benutzer diese Angaben nicht manipuliert, werden diese Felder gesperrt. Auch dies ist über einen BAdI schnell bewerkstelligt.

Pflege der planungsrelevanten Stammdaten

In der Planung ist es oft nötig Stammdaten zu pflegen. Im Falle der Personaleinsatzplanung sind es die Mitarbeiterstammdaten. Dank NextTables können die Planer aus dem Fachbereich neue Mitarbeiter ohne Unterstützung der IT Abteilung hinzufügen. Mithilfe des Berechtigungskonzepts können Sie steuern, welche Planer dieses Privileg haben dürfen.

Dabei können Sie einzelne Attribute des Merkmals für die Pflege sperren. So darf zum Beispiel die Lohngruppe eines Mitarbeiters nicht geändert werden. Ebenso ist es möglich, bestimmte Attribute automatisch mit Werten zu füllen. Selbstverständlich können die Stammdaten auch bequem über die bereits vorgestellte Upload Funktion hochgeladen werden.

Personalkostenplanung - Berechtigungen und Sicherheitskonzept

Die oben beschriebenen Funktionen werden auch in unserem zweiten Beispiel - der Personalkostenplanung - verwendet. In diesem Bereich finden Sie Planungsmasken für den Manager und die Personalabteilung sowie die Steuerung der Planungsanwendung. 

Im Falle der Personalkostenplanung haben Sie es allerdings mit besonders sensiblen Daten zu tun. Um persönliche Daten wie Gehälter vertraulich zu halten, schützt NextTables Sie vor unbefugtem Zugriff.

Dieser Schutz findet auf mehreren Ebenen statt: Zunächst können Sie den Zugriff auf die Tabelle für die Personalkostenplanung steuern. Über sogenannte Apps können Sie mehrere Tabellen zusammenfügen und so Zugriffe auf eine Gruppe von Tabellen administrieren. Dabei können Sie festlegen, welche Nutzer die Daten einer Tabellen anzeigen oder verändern können. 

Über Analyseberechtigungen können Sie bestimmte Inhalte der Tabelle für Benutzer freigeben. Hierbei ist eine sehr granulare Berechtigungsvergabe möglich. So können Sie zum Beispiel nur bestimmte Mitarbeiter oder Kostenarten freischalten. Als Ergebnis darf beispielsweise ein Planer die Daten eines Mitarbeiters sehen und ein anderer Planer die Daten eines anderen Mitarbeiters. Die Daten beider Mitarbeiter sind allerdings in derselben Tabelle gespeichert.

Trennung der Applikationen

Schließlich können Sie auch die gesamte Applikation vor bestimmten Benutzer verstecken. So ist zum Beispiel unser Prozess der Personalkostenplanung in zwei Applikationen unterteilt: eine für HR und eine für den Manager. Über Berechtigungen können Sie steuern, dass die HR Abteilung nur die Tabellen unter der PKP-HR-App sieht und die Linienmanager nur die Tabellen der PKP-Manager-App sehen.

Personalplanung mit NextTables - Unser Fazit

NextTables unterstützt von Haus aus die Erstellung von Planungsapplikationen. Am Beispiel von Personalplanung haben wir die wesentlichen Funktionalitäten vorgestellt: intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, Inline Editing, Suchhilfe und die Upload-Schnittstelle. Besonders hervorzuheben sind die einfache Erweiterungsmöglichkeit über BAdIs sowie die integrierte Stammdatenpflege. Auch in puncto Sicherheitskonzept ist NextTables auf dem neuesten Stand.

Wenn Sie also nach einer benutzerfreundlichen, leicht zu bedienenden und plattformunabhängigen Lösung für Ihre Personalplanung suchen, könnte NextTables eine Alternative für Sie sein.

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