Mehr Flexibilität in SAP BW - Workspaces und andere Ansätze

Die vom Fachbereich am häufigsten bemängelten Aspekte des Business Warehouses sind die mangelnde Flexibilität und Agilität. Die in BW enthaltenen Daten unterliegen einer bestimmten Struktur und sind an Governance Regeln gebunden. Allerdings benötigt der Fachbereich oft zusätzliche Daten für seine Analysen und Planungsapplikationen.

Da solche Anforderungen in der Regel ad-hoc gestellt werden, ist die IT-Abteilung nicht in der Lage ausreichend schnell zu reagieren. Dies führt jedoch dazu, dass der Fachbereich die BW Daten in lokale Excel-Dateien exportiert und dort mit zusätzlichen Informationen anreichert. Eine Schatten-IT mit oftmals zweifelhafter Qualität entsteht.

Workspaces

Das Workspaces-Konzept von SAP soll dieses Problem lösen. Indem man dem Fachbereich einen “Sandkasten” bereitstellt, wo er sich austoben kann, soll die Lücke zwischen zentralen Anforderungen und lokal benötigter Flexibilität geschlossen werden. Dabei handelt es sich um einen abgegrenzten Bereich, in dem die abgestimmten Daten aus dem Business Warehouse mit eigenen Daten angereichert werden können.

So ermöglichen es die Workspaces, schnell auf neue Reporting-Wünsche zu reagieren. Die Nutzer aus dem Fachbereich können zum Beispiel auf eigene Faust einen bestehenden Bericht mit neuen Feldern anreichern. Dabei muss die Modellierung der Objekte im BW System nicht geändert werden.

Was können Sie mit Workspaces machen?

Die Workspaces eröffnen in der Tat eine breite Palette an Möglichkeiten. So können die Endanwender neue Datenmodelle anlegen (sogenannte Lokale InfoProvider) und sie mit eigenen Daten füllen. Darüber hinaus können auch eigene InfoObjekte mit eigenen Stammdaten kreiert werden. Die in Workspaces erstellte Queries können kombinierte Daten aus zentralen und lokalen InfoProvidern anzeigen. Außerdem können Workspaces genutzt werden, um bestehende Analysis for Office Berichte ad-hoc zu erweitern.

Schließlich können die in Workspaces definierte Lokale InfoProvider für die Planung genutzt werden. Dabei können nahezu alle SAP Business Planning and Consolidation Funktionen verwendet werden. So können Sie Planungsfunktionen und -sequenzen, Merkmalsbeziehungen sowie Datenscheiben und Arbeitsstatus nutzen. Darüber hinaus können Sie auch Teams und Datenzugriffsprofile einrichten, Datenaudit einschalten und Business Process Flows einsetzen. Die auf der Basis von generierter Aggregationsebene erstellten eingabebereiten Queries können sowohl in Analysis for Office als auch in HTML5 Web Input Forms für die Dateneingabe verwendet werden.

Obwohl Workspaces eine Reihe von Vorteilen bieten und speziell für den Fachbereich entwickelt wurde, stößt das Konzept auf wenig Gegenliebe bei den Nutzern. So ist bis heute die Akzeptanz des Fachbereichs eher gering. In der Praxis sind Workspaces kaum vorzufinden.

Dies liegt einerseits auf dem wenig ansprechenden User Interface. Zum anderen ist auch ein recht hohes technisches Know How nötig. Daher verfolgen wir mit unserem SAP Add-on NextTables einen anderen Ansatz.

SAP Data Warehouse Cloud Spaces

Das Workspaces-Konzept findet auch in der SAP Data Warehouse Cloud (SAP DWC) Anwendung. Dort werden die abgetrennten Bereiche allerdings einfach nur Spaces genannt. Wie auch bei BW Workspaces stellt die IT-Abteilung zentrale qualitätsgesicherte Datenquellen in SAP DWC zur Verfügung. Darauf aufbauend kann der Fachbereich im dedizierten Bereich, dem sogenannten “Space”, eigene Datenmodelle und Business Logiken aufbauen. Dabei wird der Fachbereich durch den Business Builder unterstützt, einem Low Code Editor, mit dem man analytische Datasets, Faktenmodelle und Berechtigungsszenarien abbilden kann.

Die Usability von Data Warehouse Cloud Spaces ist im Vergleich zu BW Workspaces deutlich vielversprechender. Darüber hinaus handelt es sich bei SAP DWC auch um eine strategische Lösung von SAP, sodass wir in der Zukunft auch Weiterentwicklungen erwarten können.

Allerdings ist SAP Data Warehouse im Moment noch wenig im Einsatz. Außerdem ist SAP DWC nur als Cloud Lösung verfügbar und nicht On-Premises. Daher verfolgen wir mit unserem SAP Add-on NextTables einen anderen Ansatz.

Vorstellung NextTables

Statt auf einen abgetrennten Bereich für die Benutzer zu setzen, hat sich NextTables zum Ziel gesetzt, vollständige Integration ins SAP BW mit Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit zu verbinden. Dabei handelt es sich um eine leicht verständliche Lösung zur Bearbeitung und Pflege von SAP Tabellen. Besonders hervorzuheben sind die ansprechende state of the art Oberfläche und die intuitive Benutzerführung.

So können die Nutzer aus dem Fachbereich selbstständig BW InfoProvider und Tabellen pflegen. NextTables unterstützt alle Tabellentypen.

Neben der Modellierung der InfoProvider können auch Stammdaten durch den Fachbereich gepflegt werden. Dabei können Sie mithilfe eines ausgeklügelten Berechtigungskonzepts genau festlegen, wer wo welche Daten editieren darf.

Die Berechtigungsprüfung greift auf mehreren Ebenen. Einerseits wird der Zugriff auf der Tabellenebene eingeschränkt. Dies geschieht durch ein eigenes Berechtigungsobjekt. Darüber können Sie definieren, welche Benutzer Tabelleninhalte nur lesen und welche Benutzer die Tabelleninhalte verändern können. Andererseits werden beim Zugriff auf InfoProvider auch die Standard SAP Berechtigungen berücksichtigt. So sieht der Benutzer nur die Daten, für die er berechtigt ist. Dasselbe Prinzip greift auch beim Zurückschreiben der Daten.

Ein Überblick über Werkzeuge zur Stammdatenpflege und zum Datenimport in SAP 

Besonderer Augenmerk wurde auf die intuitive Bedienung und eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche gelegt. So wird zum Beispiel das Inline Editing standardmäßig unterstützt. Der Benutzer kann die Zellen einer Tabelle direkt bearbeiten.  Außerdem können auch mehrere Zeilen gleichzeitig geändert, gelöscht oder kopiert werden. Größere Datenmengen können auf Knopfdruck über die Zwischenablage in die Tabelle eingefügt werden.

Darüber hinaus werden die Nutzer bei der Dateneingabe mit einer Suchhilfe unterstützt, die auch um einen Fuzzy Search Algorithmus erweitert werden kann. So kann der Nutzer bei Feldern mit sehr vielen Ausprägungen schnell den gewünschten Wert identifizieren. Dabei können auch die relevanten Attribute angezeigt werden, um die Suche zu erleichtern.

Besonders hervorzuheben ist die Upload Funktion von NextTables, die es dem Fachbereich ermöglicht, Daten mit wenigen Klicks in das System hochzuladen. Dabei kann der Upload ganz einfach über eine Kopie aus der Zwischenablage oder über Drag & Drop erfolgen.

Die Importeinstellungen, wie Dezimaltrennzeichen und Tausendertrennzeichen, können im Benutzerprofil abgelegt werden. Falls nötig, können diese Einstellungen auch spontan angepasst werden.

Während des Uploads wird der Fortschritt des Imports in Echtzeit dargestellt.

Nach dem Hochladen erhält der Benutzer einen Überblick über den Verlauf und die Validierungsergebnisse. Diese können auch als Excel-Datei heruntergeladen werden. Dabei bietet NextTables auch die Möglichkeit, kundeneigene Validierungsprüfungen über BAdI (Business Add-In) zu implementieren.

Alle Warnungen und Fehler sind auf einen Blick ersichtlich. Diese können sofort im selben Bildschirm korrigiert werden, ohne die Quelldatei anpassen zu müssen. Dies beschleunigt den Importprozess enorm.

Zudem häufig vorkommende Fehler auch automatisch korrigiert werden können. Hierbei können zum Beispiel die Währungssymbole automatisch aus Betragsfeldern entfernt werden. Diese Anpassungen werden anschließend dem Benutzer präsentiert, der sie entweder bestätigen oder übersteuern kann.

Wenn Sie nun die einfache Modellierung, ausgeklügeltes Berechtigungskonzept, intuitive Bedienung und die Upload Funktion kombinieren, können mit NextTables einfachere Planungsanwendungen erstellt werden, die denen mit Lokalen Providern ähnlich sind.

Darüber hinaus bietet NextTables folgende Vorteile:

• Import aus Dateien (Excel und CSV) sowie aus der Zwischenablage mit sofortigem Validierungsbericht möglich
• Importkorrekturen out of the box (z.B. werden aus Betragsfeldern automatisch Währungssymbole entfernt, dabei können Korrekturen Tabellen- bzw. Feld-spezifisch erweitert werden)
• Diverse Validierungsmöglichkeiten bereits implementiert und weitere Tabellen-spezifisch implementierbar
• Warnung, wenn ein schlüsselgleicher Satz bereits vorhanden ist
• Import-Dialog als Standalone-Anzeige oder integriert in jede Tabellenanzeige
• Variable Zuordnung von InfoObjekten zu Dateispalten
• Formatierungsunabhängig durch automatische Spaltenerkennung über die Spaltenüberschrift
• Ein Excel-Template im passenden Format für Imports kann heruntergeladen werden

Gegenüberstellung der Tools

Generell machen Workspaces schon vieles richtig, indem sie auf Flexibilität für den Fachbereich abzielen. Allerdings handelt es sich dabei immer noch um eine lokale, isolierte Lösung, die nicht zu 100% in die Business Warehouse integriert ist.

Während man über sogenannte “Transfer Targets” zulassen kann, dass bestimmte zentrale InfoProvider mit Daten aus lokalen InfoProvidern gefüllt werden können, ist dieser Ansatz aus der Sicht der Governance gefährlich und daher nicht praktikabel. Zwar ist die Validierung der Übertragung mithilfe des BAdIs RSL_WORKSPACE_SUBMISSION_BADI möglich. Allerdings findet keine Validierung der Eingaben in lokalen Provider statt. Daher kann keine einheitliche Datenbasis, “One Version of the Truth”, sichergestellt werden.

Darüber hinaus ist auch die geringe Akzeptanz vom Fachbereich ein weiterer Grund dafür, dass Workspaces in der Praxis nicht eingesetzt werden.  In unseren zahlreichen Projekten haben wir noch keinen Kunden getroffen, der Workspaces aktiv im Einsatz hatte.

Daher haben wir mit NextTables einen anderen Ansatz gewählt, der eine volle Integration in die BW Landschaft mit der Flexibilität verbindet. Diese wird durch integrierte Validierungsmechanismen und mehrstufiges Berechtigungskonzept garantiert. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit, was sich in der höheren Akzeptanz vom Fachbereich widerspiegelt. Nicht zuletzt bietet NextTables auch mehr Möglichkeiten für Customizing durch mitgelieferte BAdIs.

Aus unserer Sicht begünstigen Workspaces eher Silodenken und Insellösungen, während NextTables Integration und One Version of the Truth begünstigt.

Mehr Flexibilität in SAP BW - Unser Fazit

Man kann nicht behaupten, dass die eine Lösung besser als die andere sei. Im Grunde handelt es sich um unterschiedliche Ansätze dieselbe Herausforderung zu lösen.

Welche Lösung ist für Sie die richtige? Das hängt von Ihrer konkreten Situation ab. In einem gemeinsamen Gespräch beraten wir Sie gerne über eine auf Sie zugeschnittene Lösung.