Kommentare sind eine der am häufigsten angefragten Funktionen in einem Planungsprojekt. Lange Zeit hinkte das Angebot von SAP der Nachfrage hinterher, denn es waren immer Workarounds notwendig, um diese Funktion anbieten zu können. Mit SAP Analytics Cloud und BW4/HANA hat sich das grundlegend geändert. Beide bieten integrierte Kommentarfunktionen, die wir in diesem Blogbeitrag beleuchten.
Mit der Einführung von BW/4HANA wurde DocumentStore als ein neues Objekt vorgestellt. Dieses kann genutzt werden, um Kommentare in BW/4HANA zu speichern. Mit der Version 7.5. Service Pack 23 können DocumentStore Objekte auch in BW on HANA erstellt werden.
Bevor Sie Kommentare anlegen können, muss ein wenig Zeit in die Einrichtung investiert werden. Als erstes muss der DocumentStore selbst angelegt werden. Anschließend muss in der Query im Bereich Laufzeiteigenschaften die Unterstützung von Dokumenten aktiviert und der entsprechende DocumentStore zugewiesen werden. Alternativ kann die Zuweisung auch in Analysis for Office erfolgen.
In Analysis for Office können Sie anschließend Kommentare erstellen. Sie können den Text in den Kommentaren bearbeiten und Kommentare, die Sie nicht mehr benötigen, löschen. Sie können auch wählen, ob das Kommentarfeld angezeigt oder ausgeblendet werden soll.
Kommentare können zu den Datenzellen in der Kreuztabelle hinzugefügt werden. Kommentare für Dimensionen oder die Kreuztabelle selbst sind in BW nicht möglich. Leider können Sie auch keine in Analysis for Office erstellten Diagramme kommentieren. Innerhalb der Query können Sie aber Kommentare dem Hierarchieknoten oder der Zwischensumme zuordnen.
Solange die Kommentare nicht explizit gelöscht werden, sind diese im System verfügbar. Wenn Sie zum Beispiel den Navigationszustand so verändern, dass die Zelle mit dem Kommentar nicht mehr sichtbar ist, bleibt der Kommentar weiterhin erhalten. Sofern Sie den ursprünglichen Navigationszustand, wo der Kommenat sichtbar war, wieder herstellen, ist dieser auch wieder in der Kreuztabelle verfügbar. Die in DocumentStores gespeicherten Kommentare können sogar in anderen Queries wiederverwendet werden, wenn die Filterauswahl identisch ist. Ein Kommentar ist also in allen Queries sichtbar, die die gleiche Zelle enthalten und auf den gleichen DocumentStore zugreifen.
Die Textlänge eines Kommentars ist unbegrenzt. Ein Kommentar wird durch den Namen der Kennzahl und den Filter für diese Kennzahl identifiziert, der sich auf die Zelle in der Abfrage auswirkt. Sie können Kommentare auch eingeschränkten und berechneten Kennzahlen zuordnen. Um Kommentare zu berechneten Kennzahlen hinzufügen zu können, müssen Sie eine technische ID definieren. Achten Sie darauf, dass diese eindeutig sind.
Als Einschränkung sei zu nennen, dass Kommentare nicht angelegt werden können, wenn die Query das Merkmal 0REQTSN Requestnummer verwendet. Im Gegensatz zu SAP Analytics Cloud ist auch Modellierung im Backend notwendig.
SAP Analytics Cloud (SAC) bietet viele Kommentar-Möglichkeiten an: neben den Datenpunkt- und Dimensionskommentaren steht Ihnen das Kommentar-Widget zur Verfügung, um Erläuterungen zu Ihrer Story hinzuzufügen. Dabei stellen die Datenpunktkommentare die einfachste Möglichkeit dar. Es ist keine Modellierung erforderlich. Sie müssen lediglich die Option Datenpunktkommentare erlauben im Abschnitt Eigenschaften des Builder-Bereichs aktivieren.
Kommentare für Datenzellen können auf verschiedenen Ebenen angelegt werden. Dabei können Sie auch Hierarchien nutzen. Im Gegensatz zu BW werden allerdings Kommentare auf Summen nicht unterstützt.
Werden die Hierarchieebenen zugeklappt, deutet ein weißes Icon darauf hin, dass auf der unteren Ebene Kommentare verfügbar sind. In BW ist dies nicht der Fall.
Ein Kommentar in SAC kann maximal 10.000 Zeichen enthalten und ist Story-übergreifend verfügbar. In SAP Analytics Cloud können Sie auch auf Kommentare anderer Benutzer antworten und so eine Diskussion in Gang bringen. Apropos Diskussionen - in SAC steht Ihnen eine weitere Funktion für die Zusammenarbeit zur Verfügung - in Diskussions-Threads können Sie ein Thema zusammen mit anderen Benutzern diskutieren und so Entscheidungen auf einer breiten Informationsbasis treffen.
Im Gegensatz zu Kommentaren in BW, die nur auf Stammzellen beschränkt sind, bietet SAP Analytics Cloud mehr Freiheiten. Neben Stammzellen, Tabellen und Diagrammen können Sie die Kommentare auch zu den folgenden Widget in einer Story hinzufügen:
Wie auch bei BW gilt es bei SAC einige Einschränkungen zu beachten. Wie bereits erwähnt, können Kommentaren auf Summen nicht angelegt werden. Darüber hinaus können Tabellen in einer Digital-Boardroom-Präsentation ebenfalls nicht kommentiert werden. Auch wenn Sie Container verwenden, um Tabellen zu gruppieren, können Sie keine Kommentare anlegen. Außerdem können Sie keine Kommentare zu Tabellenzellen aus zusammengeführten Modellen oder Live-Daten-Modellen hinzufügen. Ausnahmen bilden Live-Daten-Modelle, die auf SAP BW oder SAP BPC basieren. Diese werden im nächsten Abschnitt behandelt.
Wie Sie sehen, ist die Kommentarfunktion in SAC sehr vielfältig. Allerdings waren die Kommentare zunächst nur Modellen vorbehalten, die Daten physisch in SAC speicherten. Das Kommentieren von Daten, die über eine Live-Verbindung angezeigt wurden, war bisher nicht möglich.
Ab dem Release QRC2 2023 bietet SAP Analytics Cloud die Möglichkeit, Daten zu kommentieren, die über eine BW-Live-Verbindung oder eine BPC-Live-Verbindung bereitgestellt werden. Technisch werden die Kommentare im DocumentStore abgelegt, wie im ersten Abschnitt beschrieben. SAP Analytics Cloud dient als Benutzeroberfläche zur Erfassung der Kommentare. Dabei können Sie sowohl Reporting Queries als auch eingabebereite Plan-Queries verwenden.
Um diese Funktion nutzen zu können, muss Ihr BW System über die folgenden Service Packages verfügen:
Wie Sie sehen, hat sich SAP über die Jahre erheblich verbessert und bietet weitreichende Möglichkeiten für Kommentare an. Unabhängig davon, ob Sie nun SAP Business Warehouse, SAP Analytics Cloud oder eine Kombination von beiden verwenden, müssen Sie nicht mehr auf Workarounds zurückgreifen, um Ihre Berichte oder Pläne mit Kommentaren zu versehen. Wobei SAC viel mehr Flexibilität bietet und gleichzeitig weniger Aufwand bei der Einrichtung verursacht.
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