Flatfiles mit SAP BPC EPM Add-In hochladen und mögliche Alternativen

SAP Business Planning and Consolidation ist auf die Anwender aus dem Fachbereich ausgerichtet. Mit dem EPM Add-In für Excel bietet es den Nutzern eine einfache Möglichkeit Daten über Flatfiles hochzuladen. In diesem Artikel beleuchten wir die Möglichkeiten und gehen auf mögliche Alternativen ein.

Das SAP BPC EPM Add-In erlaubt es, sowohl Stammdaten als auch Transaktionsdaten über die Excel Oberfläche hochzuladen. So können die Fachanwender relativ einfach ad-hoc Planungsszenarien in Eigenregie abbilden. Der Upload erfolgt in mehreren Schritten, die ich nachfolgend vorstelle.

Upload auf den Server

Bevor die Daten als Stammdaten bzw. Transaktionsdaten verarbeitet werden können, muss die Datei zunächst auf den Server hochgeladen werden. Dies geschieht ebenfalls durch das EPM Add-In, kann also ohne Zutun der IT-Abteilung erfolgen.

Dabei ist eine Vorschau der Daten möglich, wobei das Trennzeichen flexibel ausgewählt werden kann. So können eventuelle Fehler bereits im ersten Schritte entdeckt und bereinigt werden. Allerdings findet in diesem Schritt kein Konsistenzcheck, zum Beispiel gegenüber vorhandenen Stammdaten, durch das System statt.

Nachdem die Daten auf den Server hochgeladen wurden, werden diese mithilfe einer so genannten Data Package in den eigentlichen InfoProvider geladen. Dabei arbeitet BPC mit Transformation und Conversion Dateien, die die Parameter für den Upload bzw. Konvertierungsroutinen beinhalten. Im nächsten Abschnitt stelle ich diesen Mechanismus kurz vor.

Transformation Datei

Mit der Transformationsdatei können Sie die Regeln für das Lesen von Daten aus dem Flatfile festlegen und sie in das für Ihre Systemdatenbank richtige Format umwandeln.

Dabei handelt es sich um eine einfache Excel Datei mit drei Abschnitten: Options, Mapping und Conversion. “Options” definieren das Format der Datei wie Trennzeichen, Kopfzeile oder Zahlenformat. Über “Mapping” können Sie die Zuordnung der Quellspalten zur BPC-Dimensionen festlegen. “Conversion” definiert die Konvertierungsroutinen für bestimmte Dimensionen.

Neben der expliziten Zuordnung der Spalten zu Dimensionen kann die Zuordnung auch über den Header der Datei erfolgen. Trotzdem handelt es sich um ein relativ starres Konzept. Falls sich zum Beispiel das Trennzeichen ändert, muss die Transformation Datei angepasst werden.

Conversion-Datei

Genau so wie Transformation-Dateien sind auch Conversion-Dateien einfache Excel Dokumente. Diese bieten selbst unerfahrenen Nutzern die Möglichkeit, selbstständig Konvertierungs-Logiken abzubilden. Durch die Konvertierung werden die Daten vom externen in das interne Format übertragen.

Dabei sind verschiedene Ansätze möglich. Zum einen können Sie eins zu eins Umwandlungen vornehmen, wie zum Beispiel die Version 010 als ACTUAL speichern. Dabei müssen Sie für jeden Fall eine eigene Regel anlegen.

Zum anderen können Sie auch alle Datensätze anhand eines bestimmten Musters umwandeln. So können Sie zum Beispiel den Präfix CC_ für Kostenstellen (Cost Center) oder führende Nullen hinzufügen.

Einen ähnlichen Ansatz können Sie nutzen, um das Datum JAN in 01 für Januar umzuwandeln. Und zwar für alle Jahre, die als erste vier Zeichen dargestellt werden.

In der Conversion Datei können Sie auch Formeln, zum Beispiel für Aufschläge genutzt werden. So würde die Formel Amount*1.20 den Wert um 20% erhöhen. Diese Funktion können Sie auch nutzen, um einfache Währungsumrechnungen durchzuführen.

Wie Sie sehen, ist die Syntax relativ einfach und kann auch vom Fachbereich verwendet werden. Aber für komplizierte und flexible Logiken sind die Conversion Dateien eher ungeeignet. Die Umwandlungslogiken sind fest codiert und bedürfen laufender Anpassung.

Upload in den InfoProvider über Data Package

Nachdem die Datei auf den Server hochgeladen wurde und Transformation und Conversion Dateien gepflegt wurden, kann der eigentliche Upload beginnen. In Business Planning and Consolidation erfolgt der Upload über sogenannte Data Packages. Diese können über das EPM Add-In in der Data Manager Group gestartet werden.

Die Packages werden technisch als BW Prozessketten abgebildet und können genutzt werden, um Stammdaten und Bewegungsdaten hochzuladen.

Nachdem das Package gestartet wurde, werden in verschiedenen Schritten die Optionen festgelegt:  die hochzuladende Datei wird ausgewählt und die dazugehörige Transformationsdatei bestimmt. Daneben kann der Benutzer die Update Methode, die Behandlung von doppelten Sätzen, die Anwendung der Standardlogik nach Import sowie die Prüfung des Work Status definieren. Insgesamt werden sechs Fenster mit Auswahlmöglichkeiten angezeigt, bevor der eigentliche Upload beginnt. Dies kann den Benutzer leicht überfordern.

Stammdatenpflege in SAP - Fünf Werkzeuge im Vergleich

Status

Nachdem das Data Package gestartet wurde, kann der Benutzer den Status einsehen und so prüfen, ob das Hochladen erfolgreich war. Dies geschieht ebenfalls über das EPM Add-In in der gewohnten Excel Oberfläche. Es müssen keine System Logs ausgewertet werden.

Wenn der Upload nicht erfolgreich war, kann der Benutzer die Details zum Ladeprozess einsehen. Dort werden detaillierte Informationen angezeigt.

So kann der Benutzer sehen, bei welcher Dimension und welcher Ausprägung es zum Fehler kam.

Auch die fehlerhaften Datensätze können angezeigt werden, was zweifelsohne bei der Fehlersuche hilft.

NextTables als Alternative

Obwohl das SAP Business Planning and Consolidation EPM Add In viel Flexibilität bietet, hat es durchaus Verbesserungspotential. Das von NextLytics entwickelte SAP Add On NextTables könnte eine sinnvolle Alternative sein.

NextTables stellt eine einfache Lösung zur Bearbeitung und Pflege von SAP Tabellen dar. Dabei bietet das Add-On eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche und zeichnet sich durch eine geradlinige Benutzerführung aus. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, Daten mit wenigen Klicks in das System hochzuladen. Der Upload kann entweder über Drag & Drop oder über Kopie aus der Zwischenablage erfolgen.

Wobei die Importeinstellungen, zum Beispiel Dezimaltrennzeichen und Tausendertrennzeichen, im Benutzerprofil abgelegt werden können. Bei Bedarf können die Einstellungen auch on the fly angepasst werden. Im Vergleich zum EPM Add In muss die Transformationsdatei nicht mühsam angepasst werden. Die bereitgestellten Importvorlagen erleichtern den Prozess zusätzlich.

Während des Uploads bietet die Statusanzeige einen Überblick über den aktuellen Importprozess in Echtzeit.

Nach dem Upload wird dem Benutzer eine Zusammenfassung der Schritte samt Validierungsergebnissen zur Verfügung gestellt. Diese können per Knopfdruck nach Excel exportiert werden. Besonders bemerkenswert ist die Möglichkeit kundeneigene Validierungsprüfungen über BAdI (Business Add-In) zu hinterlegen.

Der Benutzer erhält auf einen Blick eine Übersicht über alle Warnungen und Fehler.

Außerdem ist eine sofortige Korrektur der Fehler möglich. Der Benutzer muss nicht zuerst die Quelldatei korrigieren und anschließend alle EPM Fenster noch einmal durchklicken. Dadurch wird den Datenimport erheblich beschleunigt.

Mehr noch, häufig vorkommende Fehler können sofort korrigiert werden. Eine manuelle Korrektur durch den Benutzer erübrigt sich. So werden zum Beispiel die Währungssymbole automatisch aus Betragsfeldern entfernt. Diese Korrekturen können pro Tabelle und Feld aber auch individuell angepasst werden, um die üblichen Verdächtigen automatisch zu bereinigen.

Dabei werden die durchgeführten Änderungen dem Nutzer transparent gemacht. Der Nutzer wird über die Anpassungen benachrichtigt und kann sie entweder bestätigen oder manuell überschreiben.

Nicht zuletzt sei die flexible Reihenfolge der Merkmale und Kennzahlen zu erwähnen. So können Fehler vermieden werden. Fehlermeldungen, die durch falsche Dateistruktur verursacht wurden, gehören so der Vergangenheit an.

Darüber hinaus bietet NextTables folgende Vorteile:

• Variable Zuordnung von InfoObjekten zu Dateispalten
• Import aus Dateien (Excel und CSV) sowie aus der Zwischenablage mit sofortigem Validierungsbericht möglich
• Out-of-the-box-Importkorrekturen (z.B. werden Währungssymbole automatisch aus Betragsfeldern entfernt)
• Diverse Validierungsmöglichkeiten inklusive und Weitere können tabellenspezifisch hinzugefügt werden
• Warnung bei schlüsselgleichen Datensätzen
• Import-Dialog als Standalone-Anzeige oder integriert in jede Tabellenanzeige
• Formatierungsunabhängig durch automatische Spaltenerkennung über die Spaltenüberschrift
• Ein Excel-Template im passenden Format für Imports kann heruntergeladen werden

Toolvergleich

Wie Sie gesehen haben, ist die Bedienung des EPM Add Ins relativ einfach. Nützlich ist auch die Möglichkeit, Konvertierungslogiken mit Excel abzubilden. Allerdings ist die Syntax etwas kryptisch und gewöhnungsbedürftig. Auch die Menüfenster wirken heutzutage antiquiert.

NextTables bietet dagegen eine benutzerfreundliche state of the art Oberfläche. Während das BPC EPM Add-In nur mit Excel funktioniert, ist NextTables mit der Weboberfläche plattformunabhängig.

Im Gegensatz zu NextTables, wo man die Einstellungen wie Trennzeichen und Dezimalnotation flexibel on the fly anpassen kann, wird das Trennzeichen im EPM Add-In über das Transformation File festgelegt und muss in der Excel Datei angepasst werden.

Zwar sind die Konvertierungen über die Conversion Datei relativ einfach, aber für komplizierte und flexible Logiken eher ungeeignet. Viele Umwandlungen werden hart codiert. NextTables kann dagegen mit BAdIs angereichert werden und bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten. So können Sie zum Beispiel Stammdaten nachlesen und tagesgenau Währungsumrechnungen durchführen.

BPC Standard nutzt separate InfoProvider, die einen eigenen Namensbereich nutzen und nicht vollkommen in das SAP Business Warehouse (BW) integriert sind. NextTables dagegen bietet eine nahtlose Integration in das SAP BW. Alle InfoObjekte, InfoProvider Typen und Tabellen werden unterstützt.

Im Vergleich zum EPM Status, das nur anzeigt, wo der Fehler aufgetreten ist, bietet NextTables die Möglichkeit, die Fehler nicht nur anzuzeigen, sondern auch sofort zu korrigieren. Eine automatische Korrektur häufig auftretender Fehler ist möglich. Beim EPM Add-In dagegen muss zuerst die Datei korrigiert werden und anschließend müssen alle Schritte durchlaufen werden.

Auch spielt die Zukunftsfähigkeit eine wichtige Rolle. Das BPC EPM Add-In wird in der Zukunft nicht weiterentwickelt, sondern geht in Wartung über. Der Fokus von SAP liegt auf BPC Embedded, welches diese Uploadfunktion nicht anbietet. Zwar können Dateien mit Analysis for Office über eine Planungsfunktion hochgeladen werden, allerdings fehlt die Möglichkeit für Konvertierungsroutinen und Statusanzeige. NextTables dagegen wird kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen erweitert.

Wenn Ihnen also ein reibungsloser Upload wichtig ist und Sie Ihrem Fachbereich eine einfache und frei konfigurierbare Lösung bieten wollen, kann NextTables eine Alternative für Sie sein.

SAP BPC EPM Add-In - Unser Fazit

Wie Sie sehen, eignet sich NextTables hervorragend für Datenimporte in SAP BW. Mit einem holistischen Ansatz können Sie eine Reihe von Szenarien abdecken - von der Stammdatenpflege, Uploads der Transaktionsdaten bis hin zu einfacheren Planungsanwendungen. Dabei wird diese plattformunabhängige Lösung kontinuierlich verbessert und bietet somit eine sichere Zukunftsinvestition.

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