Der neue Dateiupload in SAP Analytics Cloud und seine Möglichkeiten

In unserem früheren Beitrag “SAP Analytics Cloud File Upload Custom Widget – Ein Tool mit Potenzial” haben wir bereits den Datenupload mithilfe eines Widgets vorgestellt. Nun hat SAP mit dem Q3/2024 Release das Hochladen von Dateien als Standardfunktionalität integriert. Damit kann der Planer die in lokalen Excel- oder CSV-Dateien gespeicherten Planwerte schnell in SAP Analytics Cloud Stories hochladen.

Mithilfe einer Vorlage wird ein spezieller Datenimportauftrag in der Modellverwaltung angelegt. Der Benutzer kann diesen anschließend in der Story über einen Upload Starter nutzen. Wie es im Detail funktioniert und wo wir noch Verbesserungspotential sehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Vorgehen in Detail

Um den Upload in einer Story zu nutzen, müssen zunächst einige Einstellungen im Backend vorgenommen werden. Dazu wird in der Datenverwaltung des Modells ein neuer Uploadjob angelegt. Die Struktur der ausgewählten Datei wird als Vorlage für die zukünftigen Uploads verwendet. Die in diesem Schritt definierten Zuordnungen und Transformationen können vom Benutzer nicht verändert werden. So soll sichergestellt werden, dass die Anwender über eine einheitliche und geprüfte Schnittstelle agieren.

Über Upload einrichten gelangen Sie in die Datenaufbereitung. Hier können Sie Transformationen anlegen, Spalten zu vorhandenen Dimensionen zuordnen und schließlich auch den Upload überprüfen. Im ersten Schritt können die Daten in ein einheitliches Format gebracht werden. In unserem Beispiel transformieren wir das Datum und den Betrag in das SAP Analytics Cloud Format.

Die angewendeten Transformationen können im Transformationsprotokoll eingesehen und bearbeitet werden.

Anschließend erfolgt die Zuordnung der Spalten aus der Datei zu den Dimensionen des Modells. Dabei können auch Standardwerte für Dimensionen festgelegt werden. In unserem Beispiel setzen wir die Version standardmäßig auf Plan. Sobald alle Quelldaten den entsprechenden Zieldaten zugeordnet wurden, können sie den Import überprüfen.

Wenn keine Fehler gefunden wurden, können Sie anschließend die Importeinstellungen anpassen. Dabei können Sie festlegen, ob die hochgeladenen Daten die bereits vorhandenen Werte überschreiben sollen oder zu diesen hinzuaddiert werden. Darüber hinaus, sofern Ihr Modell eine Kontodimension verwendet, können Vorzeichen für INC (Einnahmen) und LEQ (Passiva) Kontotypen umgekehrt werden.

Nachdem der Upload-Job im Modell eingerichtet wurde, kann dieser in der Story genutzt werden. Hierfür wird ein spezieller Daten-Upload Starter benötigt. 

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Dieser wird in die Story eingefügt und mit dem zuvor definierten Upload-Job verknüpft. Bitte an dieser Stelle nicht wundern, wenn Sie das Fenster für die Parametrisierung des Upload Starters verwenden, da dieses noch nicht auf Deutsch verfügbar ist .

Schließlich kann die Story von dem Planer genutzt werden. Er kann die Datei sowie das verwendete Trennzeichen auswählen. Alle anderen Einstellungen werden aus der Vorlage übernommen.

Nach dem Upload wird eine Statusmeldung angezeigt. Dabei kann der Upload entweder erfolgreich, erfolgreich mit Warnungen oder fehlgeschlagen sein. Falls bestimmte Datensätze abgelehnt wurden, kann auch eine CSV Datei mit dem Ablehnungsgrund heruntergeladen werden.

Zusätzlich kann ein Protokoll aller Uploads in der Datenverwaltung des Modells eingesehen werden.

Der neue Dateiupload in SAC - Unser Fazit

Im Vergleich zu der bisherigen Lösung “Upload über das Widget”, konnten wir eine deutliche Verbesserung der Performance feststellen. Auch die Integration der Datenaufbereitung eröffnet neue Möglichkeiten. Allerdings konnten wir auch einige Punkte erkennen, die verbesserungsbedürftig sind. 

So ist zum Beispiel der Importdialog noch nicht auf Deutsch verfügbar. Auch fehlen wichtige Einstellungen für Benutzer, die Sie eventuell bereits von NextTables kennen. Zum Beispiel die Möglichkeit, Tausender- sowie Dezimalzeichen on the fly anpassen zu können. Auch vermissen wir eine Statusanzeige, die bei NextTables den Fortschritt des Uploads anzeigt. Leider sind die fehlerhaften Sätze nur als CSV Download verfügbar bzw. es existiert kein integrierter Fehlerbericht, der ihnen auch visuell die fehlerhaften Stellen in den Daten zeigt. Auch können die fehlerhaften Sätze nicht sofort korrigiert werden, so wie wir es in NextTables gewohnt sind.

Insgesamt handelt es sich dabei jedoch um eine hilfreiche Funktion, die die wesentlichen Anforderungen erfüllt. Wir freuen uns auf weitere Verbesserungen in diesem Bereich und werden Sie weiterhin auf dem Laufenden halten.

Haben Sie Fragen zu diesem oder anderen Themen? Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf - wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!