Noch vor einigen Jahren waren Kollaborationsfunktionen in Business Software zwar vielsprechend, aber führten eher ein Nischen-Dasein. Doch mit der Pandemie wurden diese Features immer populärer und sind nun fast in jeder bekannteren Software vorzufinden. Anstatt Excel Dateien per Mail zu verschicken, können diese gemeinsam in der Cloud beziehungsweise dem Sharepoint bearbeitet werden. Dashboards müssen nicht mehr gescreenshotet und mit Textboxen versehen werden, die Kommentare werden direkt in der SAC Story verfasst. Doch was ist mit dem traditionellen SAP Business Warehouse, indem die Daten zusammenfließen, um ver- und aufbereitet zu werden? Müsste es nicht auch hier schon Möglichkeiten geben, gemeinsam an Daten zu arbeiten, bevor diese in Excel, SAP Analytics Cloud oder anderer Reporting Software konsumiert werden?
Genau diese Fragestellung beantworten wir und stellen eine Möglichkeit zur Kollaboration innerhalb des Business Warehouses vor. NextTables Nutzer pflegen seit Jahren ihre Stamm- und Bewegungsdaten, sowie Steuerungstabellen kinderleicht über den Browser. Mit der aktuellen Version 10 von NextTables ist das gemeinsame Arbeiten an Daten im Business Warehouse so intuitiv wie in Office oder Google Produkten. Einfach die entsprechende Tabelle öffnen und schon kann es losgehen…
Jede Tabelle in NextTables verfügt über eine aktive Nutzerliste. Die Darstellung erfolgt modern mit dem Namenskürzel und einem farblichen Hintergrund. Dabei müssen die Nutzer nicht zwingend Daten pflegen, sondern lediglich die Tabelle in NextTables geöffnet haben. Die Liste dient der Übersicht und der schnellen Kommunikation untereinander. So werden bis zu 5 aktive User direkt am unteren Rand angezeigt.
Ein Klick auf den Nutzer öffnet ein Teams Chatfenster oder das präferierte E-Mail Programm. Über das Gruppensymbol kann eine vollständige und detaillierte Userliste aufgerufen werden.
Natürlich ist es hilfreich zu sehen, wer gerade in einer Tabelle aktiv ist, doch ist dies beim gemeinsamen Arbeiten nur die halbe Miete. Daher bietet NextTables ebenfalls einen Sperrmechanismus für Datensätze die gerade bearbeitet werden. Damit es keine Verwirrung gibt, sind diese Datensätze für alle anderen User farblich gekennzeichnet. Falls ein weiterer Nutzer einen der gerade gesperrten Datensätze auswählt, wird die Editierfunktion deaktiviert. Alle weiteren Funktionen sind weiterhin zugänglich. Um das Ganze abzurunden, werden die Datenänderungen in Echtzeit für alle User aktualisiert!
Wer jetzt Sorge hat, dass der Sperrmechanismus andere Nutzer oder Prozesse behindert, der kann beruhigt sein. Sollte der bearbeitende Nutzer länger als 30 Sekunden inaktiv sein, werden die Datensätze, nach einer kurzen Warnung, wieder freigegeben. Zudem gilt der Sperrmechanismus für Benutzereingaben und setzt keine Sperre im BW System. Damit wird sichergestellt, dass Prozessketten und Ladevorgänge nicht durch die Nutzer behindert werden können.
Um unterschiedlichen Szenarien gerecht zu werden, gibt es einige Möglichkeiten, Kollaborationsfunktionen zu individualisieren. So kann dies zum Beispiel für ein gesamtes System oder nur einzelne Tabellen aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden. Zusätzlich ist es möglich, die Kontaktart, die Namensanzeige und die Farben für die Userliste zu konfigurieren.
Die Kollaborationsfunktionen, die Nutzer in den letzten Jahren zu schätzen gelernt haben, sollten sich nicht auf Office- oder Reporting-Tools beschränken. Denn mit der Kollaborationsfunktion in NextTables wird auch das gemeinsame Arbeiten im SAP Business Warehouse deutlich aufgewertet. Dabei ist dies kein Schönheits-Gimmick rein visueller Natur, sondern erhöht die Transparenz und die Sicherheit innerhalb von Tabellen, die von mehreren Usern genutzt werden. Während die Nutzerliste eine klare Übersicht und kurze Kommunikationswege sicherstellt, verhindert der Sperrmechanismus ein gegenseitiges Überschreiben der Daten, ohne dabei wichtige Prozesse zu gefährden. Natürlich entspricht die Kollaborationsfunktion der intuitiven Bedienbarkeit von NextTables und fügt sich nahtlos ins bestehende FrontEnd ein.
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