5 Tipps für erfolgreiche Dashboard Projekte

Nach der Urlaubssaison kommen so langsam alle wieder mit vollen Sonnentanks und guter Laune an den Arbeitsplatz zurück. Der perfekte Zeitpunkt, um ein paar Verbesserungen in aktuellen und künftigen Dashboard Projekten zu implementieren. Aus unserer langjährigen BI-Projekterfahrung berichten wir hier von einigen Tipps, wie das nächste Dashboard Projekt glückt und niemand zu kurz kommt.

Denn oft ersetzen Dashboards in die Jahre gekommene, aber vom Fachbereich sehr lieb gewonnene Lösungen. Wir denken da direkt an unfassbar riesige Excel Arbeitsmappen - Sie auch?

Dann kommen hier Tipps für BI-Projekte, mit denen auch der Fachbereich nicht verloren geht.

1. Workshops, Workshops, Workshops

Zu jedem Zeitpunkt eines Projekts empfehlen wir, möglichst viele Workshops zu halten - am besten in regelmäßiger Form, wie z.B. ein wöchentlicher Jour Fixe im Projektteam und ein monatlicher Workshop in einem größeren Kreis mit allen Stakeholdern. Ein Dashboard Projekt ist kein reiner IT-Aufwand. Auch die verschiedenen Stakeholder im Fachbereich müssen für BI-Projekt Zeit einplanen und gewillt sein, das Dashboard mitzudenken. Gerade das kann sich als schwierig erweisen, wenn der Fachbereich versucht, an bestehenden Lösungen festzuhalten und keine Zeit zum Testen umgesetzter Funktionen einplant.

Damit die Mitarbeit trotzdem gut klappt, machen wir in unseren Dashboard Projekten zu jeder Entwicklungsstufe MockUps (z.B. in PowerPoint), Prototypen (in SAC, Tableau oder Power BI) oder erste Testversionen, sodass es in den Workshops immer eine handfeste Diskussionsgrundlage gibt.

Im Idealfall werden diese Mock-Ups dann während des Workshops live verändert und das Arbeitsergebnis dieses Workshops ist ein neues Mock-Up.

So wird sichergestellt, dass die BI-Abteilung und die Stakeholder immer auf einer gemeinsamen Basis arbeiten. Das kann Missverständnisse und Sorgen bereits in frühen Phasen des Projekts ausräumen und verhilft dazu, dass die Stakeholder aktiv an der Gestaltung beteiligt werden.

2. Der erste Blick ist entscheidend (wortwörtlich)

Dashboards sollten unserer Design-Philosophie beim Öffnen auf den ersten Blick zeigen, ob das Geschäft gut oder schlecht läuft. Erst in nachfolgenden Analysen und Seiten sollte die Frage beantwortet werden, warum das Geschäft gut oder schlecht läuft.

Deshalb sollten in den Workshops direkt am Anfang zentrale Kennzahlen oder KPIs (Key Performance Indicators) identifiziert werden. Diese können sich natürlich je nach Stakeholder unterscheiden. An dieser Stelle muss zwischen einem strategischen und einem operativen Dashboard unterschieden werden. Diese Dashboard Typen bedienen unterschiedliche Zielgruppen (Management vs. Steuerung des Tagesgeschäfts) und statt ein Dashboard zu implementieren, was beide Zielgruppen bedient, sollten besser zwei separate Dashboards entstehen, die jeweils eine dedizierte Story verfolgen.

Diese Unterscheidung sollte auch in den Workshops klargestellt werden. Oft soll das Ergebnis ein strategisches Dashboard sein, welches sich im Laufe des Projekts aber zu einem operativen Dashboard entwickelt. Das könnte daran liegen, dass das Management nicht gut genug in die Workshops eingebunden wurde.

Für die Startseite ist es deshalb wichtig auch das Management zu fragen, anhand welcher KPIs sie festmachen, wie ihr Geschäft läuft. Wenn das Management hier die Vorgaben macht und nach GoLive ihre Mitarbeitenden auch anhand dieser KPIs misst und herausfordert, dann ist es ein gutes strategisches Dashboard geworden.

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3. Detailstufen abstrahieren

Nachdem das Management nun auf einen Blick sieht, ob es im Bereich gut oder schlecht läuft, gilt es jetzt auf nachfolgenden Seiten darzustellen, wo und warum es im Bereich gut oder schlecht läuft. Das “Wo” ist wichtig für das Management, um zu wissen, an wen es sich wenden kann, mit Detailfragen. Das “Warum” ist wichtig, damit auch einzelne Mitarbeitende nachvollziehen können, wie die Zahlen zustande kommen und in welchen Gebieten man vielleicht nachbessern muss.

Beispiel:

In einem strategischen Vertriebs-Dashboard sieht ein Manager auf der höchsten Ebene, dass die Verkäufe im YTD-Vergleich (Year-To-Date) ca. 5% im Minus sind. Im nächsten Schritt schaut sich das Management an, in welchen Abteilungen das Minus zustande gekommen ist und welche vielleicht trotzdem eine Steigerung im Gegensatz zum Gesamtergebnis erzielen konnten. Nun weiß das Management, welcher Abteilung ein Lob ausgesprochen werden kann. Wenn die Abteilung das Lob erhält, können einzelne Mitarbeitende dann in das Dashboard schauen, um zu prüfen, warum sich die Verkäufe gesteigert haben. Liegt das an einzelnen Produkten, die gut laufen, oder vielleicht einzelnen Kunden, die mehr Produkte gekauft haben?

All das sollte ein gutes strategisches Dashboard beantworten können - heißt, hier sind viele Stakeholder zu involvieren. Von der visuellen Seite betrachtet ist unser Vorgehen, auf der Startseite meist KPIs in Kachelform darzustellen. Vielleicht ist hier auch noch Platz für einen Zeitverlauf. Auf der ersten Unterseite implementieren wir dann Detail-Charts, die die KPIs z.B. nach Organisationseinheit, Produkt oder Ort darstellen.

Falls für die Zielgruppe auch eine operative Ebene interessant ist, dann setzen wir auf der zweiten Unterseite meist Tabellen ein, die die Daten auf granularer Stufe zeigen, z.B. auf Material-, Produkt-, oder Kundennummer.

4. Großzügige Einführungsphase

Aufgrund dieser hohen Komplexität mit vielen Beteiligten sollte auch für den GoLive genug Zeit eingeplant werden. Eine Testphase mit einer kleinen Testgruppe sollte es ebenfalls vor dem GoLive geben. Wichtig sind auch hier wieder regelmäßige Termine, damit Feedback nicht untergeht im ganzen GoLive-Stress. Wenn es dann soweit ist, sollten mit den unterschiedlichen Zielgruppen separate Schulungen durchgeführt werden. Klingt nach Aufwand? Ist es auch! Aber nur so kann sichergestellt werden, dass jede Zielgruppe das Dashboard nach GoLive auch nutzt, was maßgeblich für den Erfolg des Projekts ist.

Durch separate Schulungen lassen sich Beispiele und Präsentationen zielgerichtet an die Empfänger anpassen. So kann dem Management gezeigt werden, wie sie die Fragen, ob und wo das Geschäft gut oder schlecht läuft, beantworten können. Mitarbeitenden, die eher operativ unterwegs sind, kann gezeigt werden, wie sie herausfinden, warum das Geschäft gut oder schlecht läuft.

5. Nächste Version schon vor GoLive spezifizieren

Während der Testphase und wahrscheinlich auch schon vorher, werden in Workshops Anfragen für Funktionen und Datendarstellung kommen, die vor GoLive nicht mehr umgesetzt werden können. Nach dem agilen Ansatz sollten Sie diese Anfragen bereits für zukünftige Versionen einplanen und den Stakeholdern transparent kommunizieren. So ist sichergestellt, dass niemand das Gefühl hat, das Feedback würde untergehen oder nicht ernst genommen werden. Auch deswegen sollten Sie versuchen, die nächste Version und vielleicht sogar die darauffolgenden zu datieren. Das stärkt das Vertrauen der Stakeholder in die neue Lösung.

Auch durch viele Workshops lässt sich nicht verhindern, dass die Stakeholder, die das Tool in der Testphase und nach GoLive nutzen, nochmal eine andere Sicht darauf erhalten und vielleicht nochmal Ideen für Änderungen bekommen. Schlagen Sie diese nicht aus, sondern planen Sie schon von Anfang an nach dem initialen Dashboard Projekt direkt ein kleineres Folgeprojekt ein, um solchen Änderungswünschen gerecht zu werden. Auch nach dem Folgeprojekt sollten langfristig Ressourcen zum Aktualisieren von Dashboards eingeplant werden, da sich die Reporting Bedürfnisse über Jahre hinweg ändern können. Auch durch fachliche Änderungen in der Datengrundlage kann es erforderlich werden, Dashboards anzupassen. Bedenken Sie das bei Neuerungen in Datenmodellen unbedingt von Anfang an mit.

Diese Tipps helfen Ihnen hoffentlich, Ihr nächstes Dashboard Projekt erfolgreicher zu gestalten.

Möchten auch Sie von unserer langjährigen BI-Projekterfahrung profitieren? Versuchen Sie das nötige Know-How in Ihrer Abteilung aufzubauen oder benötigen Sie Unterstützung bei einer konkreten Fragestellung? Sprechen Sie uns gerne an!